ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ ΔVII_1: Κατάρτιση και Υποβολή Αίτησης Πληρωμής

1. Σκοπός

Σκοπός της διαδικασίας είναι η κατάρτιση και η υποβολή στην Ευρωπαϊκή Επιτροπή, των Αιτήσεων Πληρωμής σύμφωνα με τα προβλεπόμενα στα άρθρα 91 & 92 του Καν. (ΕΕ) 2021/1060, προκειμένου να εισπραχθεί η αναλογούσα συνεισφορά της Ένωσης.

2. Θεσμικό Πλαίσιο

– Κανονισμός (ΕΕ) 2021/1060:

• Άρθρα 91 & 92
• Άρθρο 76
• Άρθρο 72
• Παράρτημα ΧΧΙΙΙ που αφορά σε Υπόδειγμα της Αίτησης Πληρωμής

Κανονισμός (ΕΕ) 2021/1147 (ΤΑΜΕ)

Κανονισμός (ΕΕ) 2021/1049 (ΤΕΑ)

Κανονισμός (ΕΕ) 2021/1048 (ΜΔΣΘ)

Ν. 4914/2022, άρθρο 14

ΥΑ 91722/2022 (Β’ 5105) «Αναδιάρθρωση της Ειδικής Υπηρεσίας «Αρχή Πιστοποίησης και Εξακρίβωσης Συγχρηματοδοτούμενων Προγραμμάτων» του άρθρου 14 του ν. 4914/2022 και αντικατάσταση της υπό στοιχεία 69131/ΕΥΘΥ624/22.6.2015 (Β’ 1451) ΥΑ»

ΥΑ 547067/2023 (ΑΔΑ: 9ΕΝΝ46ΜΔΨΟ-4Ξ7) «Ορισμός της Ειδικής Υπηρεσίας «Αρχή Πιστοποίησης και Εξακρίβωσης Συγχρηματοδοτούμενων Προγραμμάτων» του Υπουργείου Εθνικής Οικονομίας και Οικονομικών, ως Ενδιάμεσου Φορέα των Προγραμμάτων ΤΑΜΕΥ και ανάθεση καθηκόντων της Διαχειριστικής Αρχής «Ειδική Υπηρεσία Συντονισμού & Διαχείρισης Προγραμμάτων Μετανάστευσης & Εσωτερικών Υποθέσεων (ΕΥΣΥΔ-ΜΕΥ)» για άσκηση μέρους των αρμοδιοτήτων λογιστικής λειτουργίας δυνάμει των άρθρων 71 και 72 παρ. 3 του Κανονισμού (ΕΕ) 2021/1060 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου της 24ης Ιουνίου 2021»

ΚΥΑ 199769/2024 (Β’ 4817) «Σύστημα Διαχείρισης και Ελέγχου των Προγραμμάτων των Ταμείων Μετανάστευσης και Εσωτερικών Υποθέσεων (ΤΑΜΕΥ) (Ταμείο Ασύλου, Μετανάστευσης και Ένταξης ΤΑΜΕ, Ταμείο Εσωτερικής Ασφαλείας ΤΕΑ και Μέσο για τη Χρηματοδοτική Στήριξη της Διαχείρισης των Συνόρων και την Πολιτική Θεωρήσεων ΜΔΣΘ) για την προγραμματική περίοδο 2021-2027»

3. Πεδίο Εφαρμογής

Η διαδικασία εφαρμόζεται σε κάθε Αίτηση Πληρωμής που υποβάλλεται στην Ευρωπαϊκή Επιτροπή. Σύμφωνα με το άρθρο 76 του Καν. (ΕΕ) 2021/1060, η κατάρτιση και υποβολή αιτήσεων πληρωμής στην Επιτροπή είναι αντικείμενο της Λογιστικής Λειτουργίας.

Λογιστική Αρχή για τα ΤΑΜΕΥ είναι η Διαχειριστική Αρχή (ΔΑ). Η Ειδική Υπηρεσία «Αρχή Πιστοποίησης και Εξακρίβωσης Συγχρηματοδοτούμενων Προγραμμάτων», εφεξής ΕΥ Αρχή Πιστοποίησης, ασκεί μέρος των αρμοδιοτήτων λογιστικής λειτουργίας δυνάμει των άρθρων 71 και 72 παρ. 2 του Γενικού Κανονισμού και του άρθρου 14 του ν. 4914/2022, ως Ενδιάμεσος Φορέας υπό την ευθύνη της ΔΑ. (Ν. 4914/2022, άρθρο 14).

4. Περιγραφή Διαδικασίας

Οι αιτήσεις πληρωμής υποβάλλονται στην Επιτροπή σε συγκεκριμένα χρονικά διαστήματα (άρθρο 91, παρ.1, Καν. 2021/1060). Κάθε χρόνο μπορεί να υποβάλλεται μία αίτηση πληρωμής ανά πάσα στιγμή σε κάθε χρονική περίοδο μεταξύ των ακόλουθων ημερομηνιών: 28 Φεβρουαρίου, 31 Μαΐου, 31 Ιουλίου, 31 Οκτωβρίου, 30 Νοεμβρίου και 31 Δεκεμβρίου, και με ανώτατο όριο, έξι αιτήσεις πληρωμής ανά πρόγραμμα, ανά Ταμείο και ανά λογιστική χρήση. Οι αιτήσεις πληρωμής καλύπτουν τα ποσά που εγγράφονται στο λογιστικό σύστημα κατά τη λογιστική χρήση^[1].

Ωστόσο, εφόσον κριθεί αναγκαίο από τις εμπλεκόμενες αρχές, μέρος των ποσών αυτών μπορεί να περιληφθεί σε αιτήσεις πληρωμής που υποβάλλονται σε μεταγενέστερες λογιστικές χρήσεις. Οι αιτήσεις είναι αθροιστικές εντός της λογιστικής χρήσης, η οποία καλύπτει την περίοδο από την 1η Ιουλίου έως τις 30 Ιουνίου με εξαίρεση την 1η λογιστική χρήση η διάρκεια της οποίας είναι από την 1η Ιανουαρίου 2021 έως τις 30 Ιουνίου 2022.

• 4.1 Αποστολή εγκυκλίου στις ΔΑ/ΕΦ

Στην αρχή κάθε έτους, η ΕΥ Αρχή Πιστοποίησης συντάσσει και αποστέλλει προς όλες τις ΔΑ/ΕΦ και τους άλλους εμπλεκόμενους φορείς εγκύκλιο για τον προγραμματισμό των αιτήσεων του έτους, σύμφωνα με τα οριζόμενα στο άρθρο 91 του Καν. (ΕΕ) 2021/1060.

Στην εγκύκλιο αυτή καλούνται οι ΔΑ/ΕΦ να καταχωρίσουν τα στοιχεία αρμοδιότητάς τους στο ΟΠΣ, με βάση τα σχετικά καθήκοντά τους, όπως ορίζεται στο άρθρο 72 του του Καν. (ΕΕ) 2021/1060. Ταυτόχρονα, μπορεί να τεθούν και πρόσθετες υποχρεώσεις πέραν των πάγιων που προκύπτουν από το ισχύον θεσμικό πλαίσιο, συνεπεία ευρημάτων ελέγχων συστημάτων ή/και πράξεων, εφαρμογής σχεδίων δράσης κλπ.

Εφόσον απαιτηθεί, αντίστοιχοι εγκύκλιοι αποστέλλονται από την ΕΥ Αρχή Πιστοποίησης κατά τη διάρκεια του έτους και πριν από τα διαστήματα υποβολής αιτήσεων πληρωμής.

• 4.2 Διοικητικοί έλεγχοι των στοιχείων της Αίτησης Πληρωμής

Τα δεδομένα τα οποία χρησιμοποιεί η ΕΥ Αρχή Πιστοποίησης παρέχονται από το ΟΠΣ, το οποίο συνιστά και το λογιστικό σύστημα της ΕΥ Αρχή Πιστοποίησης. Οι κανόνες λειτουργίας του, διασφαλίζουν την τήρηση των προβλεπόμενων στον Κανονισμό 2021/1060, και εξασφαλίζουν την αποτύπωση της διαδρομής ελέγχου.

Οι εφαρμοζόμενες διαδικασίες οργάνωσης και διαχείρισης των οικονομικών μεγεθών των πράξεων διασφαλίζουν την ορθότητα και την ακεραιότητα των στοιχείων που περιλαμβάνονται στους σχετικούς πίνακες. Τόσο ο τύπος των τηρούμενων στοιχείων όσο και οι διαδικασίες επεξεργασίας τους εγγυώνται πλήρεις, διαφανείς και αξιόπιστες πληροφορίες.

Για το λόγο αυτό, στο ΟΠΣ:

• αποτυπώνεται το σύνολο των οικονομικών στοιχείων των πράξεων (πληρωμές – διορθώσεις – αποσύρσεις) με διακριτές εγγραφές και δεν επιτρέπονται συμψηφισμοί
• γίνεται κατηγοριοποίηση των απομειώσεων στο πλαίσιο της διοικητικής επαλήθευσης
• καταγράφονται τα απαραίτητα στοιχεία επιτόπιων επαληθεύσεων της ΔΑ/ΕΦ και των ελέγχων όλων των ελεγκτικών οργάνων, ενώ γίνεται αποτύπωση και κατηγοριοποίηση των ευρημάτων και των σχετικών διορθώσεων.

Την ευθύνη για την ορθότητα και την καταχώριση των στοιχείων δαπανών και διορθώσεων στο ΟΠΣ την έχει η αρμόδια ΔΑ/ΕΦ.

Μέσω της οργάνωσης των δεδομένων, των αρχών λειτουργίας, της τήρησης των χρόνων ενημέρωσης του ΟΠΣ και των αυτόματων ελέγχων διασφαλίζεται (ενδεικτικά και όχι περιοριστικά):

• ότι οι δαπάνες που έχουν δηλωθεί από τον δικαιούχο στο ΟΠΣ και έχουν γίνει αποδεκτές από την ΔΑ/ΕΦ είναι εντός της προβλεπόμενης περιόδου επιλεξιμότητας
• ότι οι δαπάνες δεν αφορούν σε πράξεις που έχουν ολοκληρωθεί, πριν ο δικαιούχος υποβάλλει αίτημα χρηματοδότησης της πράξης
• η αυτοτέλεια των λογιστικών χρήσεων τόσο σε ότι αφορά στην καταχώριση των δαπανών όσο και των διορθώσεων και εξαιρέσεων
• η πιστή αποτύπωση της διαδρομής ελέγχου, η διάκριση των εγγραφών ανά είδος δαπάνης, όπως: δαπάνες που πραγματοποιούν οι δικαιούχοι με βάση παραστατικά, δαπάνες που αποτυπώνονται με βάση επιλογές απλοποιημένου κόστους, προκαταβολές κρατικών ενισχύσεων, συνεισφορές χρηματοδοτικών μέσων ή πληρωμές στους τελικούς αποδέκτες χρηματοδοτικών μέσων κ.α.
• ότι στις περιπτώσεις καταχώρισης δαπανών σε δράσεις όπου παρεμβαίνουν πολλοί φορείς, ορίζονται κανόνες, αποτυπώνονται στο ΟΠΣ και ελέγχεται η τήρησή τους
• ότι στις περιπτώσεις διασυνδεδεμένων συστημάτων διασφαλίζεται η τήρηση των κανόνων του ΟΠΣ στη λειτουργία των διασυνδεδεμένων συστημάτων. Το παραπάνω αφορά κυρίως τα στοιχεία που μεταφέρονται από τα διασυνδεδεμένα συστήματα στο ΟΠΣ
• η τήρηση των χρηματοδοτικών κανόνων των χρηματοδοτικών μέσων
• η τήρηση των ειδικών απαιτήσεων των Ταμείων
• ο χαρακτηρισμός των πράξεων που υπόκεινται σε τμηματοποίηση
• η παρακολούθηση της πορείας των αποσυρθεισών δαπανών στο πλαίσιο των λογιστικών χρήσεων
• η παρακολούθηση της πορείας των εξαιρέσεων και της άρσης αυτών.

Για την κατάρτιση των αιτήσεων πληρωμής, η ΕΥ Αρχή Πιστοποίησης, πέραν των αυτόματων ελέγχων που πραγματοποιούνται από το ΟΠΣ, προβαίνει σε μία σειρά ελέγχων που επιτυγχάνεται με:

• Τη βοήθεια ειδικών αναφορών μέσω ΟΠΣ, με τη χρήση παραμέτρων που επιτρέπουν την αναγνώριση τυχόν αστοχιών στα καταχωρηθέντα στοιχεία, που αφορούν στην πληρότητα, ποιότητα, ακρίβεια αλλά και επιλεξιμότητα των δαπανών.
• Τον έλεγχο της τήρησης κανονιστικών υποχρεώσεων, όπως:
• το ότι έχει υποβληθεί η πλέον πρόσφατη δέσμη εγγράφων για τη διασφάλιση της αξιοπιστίας, όπως αναφέρεται στο άρθρο 98 του Καν. 2021/1060
• τον έλεγχο εκπλήρωσης των αναγκαίων πρόσφορων όρων και της ορθής συμπλήρωσης του Προσαρτήματος 3 του του Παραρτήματος ΧΧΙΙΙ του Καν. 2021/1060
• τον έλεγχο των ποσών που συμπεριλαμβάνονται στην αίτηση πληρωμής στις περιπτώσεις που η συνεισφορά της Ένωσης γίνεται σύμφωνα με το άρθρο 51 στοιχεία α), γ), δ) και ε) του Καν. 2021/1060
• τον έλεγχο της συμβατότητας των πληρωμών κρατικών ενισχύσεων και της ορθής συμπλήρωσης του Προσαρτήματος 4 του Παραρτήματος ΧΧΙΙΙ του Καν. 2021/1060
• το έλεγχο των δαπανών για χρηματοδοτικά μέσα και της ορθής συμπλήρωσης του Προσαρτήματος 1 του Παραρτήματος ΧΧΙΙΙ του Καν. 2021/1060
• τον έλεγχο ότι οι δαπάνες που περιέχονται στην αίτηση πληρωμή δεν συνδέονται με παρατυπία που δεν έχει διορθωθεί και ειδικότερα, την επιβεβαίωση της καταχώρισης και ορθής αποτύπωσης των διορθώσεων συνεπεία των οριστικών αποτελεσμάτων των επιτόπιων επαληθεύσεων που διενεργούνται από την αρμόδια ΔΑ/ ΕΦ, των ελέγχων που διενεργούνται από την Αρχή Ελέγχου και άλλες ελεγκτικές αρχές/ όργανα και οποιαδήποτε τεκμηριωμένη πληροφορία που μπορεί να αφορά επισφαλείς δαπάνες.

Ανάλογα με τα αποτελέσματα των παραπάνω ελέγχων, η Αρχή Πιστοποίησης μπορεί να ζητήσει από τη ΔΑ/ΕΦ να προχωρήσει στις απαιτούμενες ενέργειες.

Τα παραπάνω σημεία περιλαμβάνονται στη Λίστα Ελέγχου που αποτελεί τυποποιημένο έντυπο του Συστήματος Ποιότητας κατά ISO της ΕΥ Αρχής Πιστοποίησης, και αρχειοθετείται στον ηλεκτρονικό  φάκελο των αιτημάτων ανά Ταμείο.

Η ΕΥ Αρχή Πιστοποίησης δύναται να προβαίνει σε δειγματοληπτικό έλεγχο καταχωρήσεων δαπανών στο ΟΠΣ με στόχο, τυχόν εντοπιζόμενες αστοχίες που επηρεάζουν τους ετήσιους λογαριασμούς, να αποκαθίστανται πριν την υποβολή τους.

• 4.3 Κατάρτιση και Οριστικοποίηση Αίτησης Πληρωμής

Οι αιτήσεις πληρωμής καταρτίζονται με βάση τις εγγραφές στο ΟΠΣ και περιλαμβάνουν για κάθε Ειδικό Στόχο και Δράση (παρ. 3 άρθρου 91 του Καν. 2021/1060) και για Τεχνική βοήθεια (παρ. 5 άρθρο 36 και το άρθρο 37 του Καν. 2021/1060):

α) το συνολικό ποσό των επιλέξιμων δαπανών που πραγματοποίησαν οι δικαιούχοι και οι οποίες έχουν καταβληθεί για την υλοποίηση πράξεων κατά το άρθρο 91 παράγραφος 3, στοιχείο α και το άρθρο 91 παράγραφος 4, στοιχείο γ,

β) Συνολικό ποσό της ενωσιακής συνεισφοράς σύμφωνα με το άρθρο 91 παράγραφος 4, στοιχεία α και β,

γ) το συνολικό ποσό της δημόσιας συνεισφοράς που έχει πραγματοποιηθεί ή πρόκειται να πραγματοποιηθεί σύμφωνα με το άρθρο 91 παράγραφος 3, στοιχείο γ,

Κατά παρέκκλιση από την παρ. 3 στοιχείο α) του άρθρου 91 του Καν. 2021/1060, εφαρμόζονται τα εξής:

α) όταν η συνεισφορά της Ένωσης πραγματοποιείται σύμφωνα με το άρθρο 51 στοιχείο α) του Καν. 2021/1060, τα ποσά που περιλαμβάνονται στην αίτηση πληρωμής είναι τα ποσά που δικαιολογούνται από την πρόοδο στην εκπλήρωση όρων ή την επίτευξη αποτελεσμάτων, σύμφωνα με την απόφαση που αναφέρεται στο άρθρο 95 παράγραφος 2 ή την κατ’ εξουσιοδότηση πράξη που αναφέρεται στο άρθρο 95 παρ. 4 του Καν. 2021/1060

β) όταν η συνεισφορά της Ένωσης πραγματοποιείται σύμφωνα με το άρθρο 51 στοιχεία γ), δ) και ε) του Καν. 2021/1060, τα ποσά που περιλαμβάνονται στην αίτηση πληρωμής είναι τα ποσά που καθορίζονται σύμφωνα με την απόφαση που αναφέρεται στο άρθρο 94 παράγραφος 3 ή την κατ’ εξουσιοδότηση πράξη που αναφέρεται στο άρθρο 94 παρ. 4 του Καν. 2021/1060

γ) για τις μορφές επιχορηγήσεων που αναφέρονται στο άρθρο 53 παρ. 1 στοιχεία β), γ) και δ) του Καν. 2021/1060, τα ποσά που περιλαμβάνονται στην αίτηση πληρωμής είναι τα στοιχεία κόστους που υπολογίζονται επί της εφαρμοζόμενης βάσης.

Στην περίπτωση των κρατικών ενισχύσεων, η αίτηση πληρωμής μπορεί να περιλαμβάνει προκαταβολές που έχουν καταβληθεί στον δικαιούχο από τον φορέα που χορηγεί την ενίσχυση, υπό τους ακόλουθους σωρευτικούς όρους:

α) οι προκαταβολές υπόκεινται στην υποχρέωση εγγύησης τράπεζας ή άλλου χρηματοπιστωτικού ιδρύματος εγκατεστημένου στο κράτος μέλος ή καλύπτονται από μηχανισμό που παρέχεται ως εγγύηση από δημόσια οντότητα ή από το κράτος μέλος

β) οι προκαταβολές δεν υπερβαίνουν το 40 % του συνολικού ποσού της ενίσχυσης που χορηγείται σε δικαιούχο για μια δεδομένη πράξη

γ) οι προκαταβολές καλύπτονται από τις δαπάνες που καταβάλλονται από τους δικαιούχους στο πλαίσιο της υλοποίησης της πράξης και δικαιολογούνται με εξοφλημένα τιμολόγια ή λογιστικά έγγραφα ισοδύναμης αποδεικτικής αξίας το αργότερο εντός τριών ετών από το έτος πληρωμής της προκαταβολής, εάν η ημερομηνία αυτή είναι προγενέστερη, ή την 31η Δεκεμβρίου 2029 σε αντίθετη περίπτωση, η επόμενη αίτηση πληρωμής διορθώνεται αναλόγως.

Σε κάθε αίτηση πληρωμής που περιλαμβάνει προκαταβολές αυτού του είδους, δηλώνεται χωριστά το συνολικό ποσό που καταβάλλεται ως προκαταβολή από το πρόγραμμα, το ποσό που έχει καλυφθεί από δαπάνες των δικαιούχων εντός τριών ετών από την καταβολή της προκαταβολής και το ποσό που δεν έχει καλυφθεί από δαπάνες των δικαιούχων και για το οποίο δεν έχει ακόμη εκπνεύσει η τριετής περίοδος.

Στην περίπτωση των καθεστώτων ενισχύσεων δυνάμει του άρθρου 107 ΣΛΕΕ, η δημόσια συνεισφορά που αντιστοιχεί στις δαπάνες οι οποίες περιλαμβάνονται σε αίτηση πληρωμής πρέπει να έχει καταβληθεί στους δικαιούχους από τον φορέα που χορηγεί την ενίσχυση.

Για την κατάρτιση των αιτήσεων πληρωμής, η ΔΑ και η ΕΥ Αρχή Πιστοποίησης χρησιμοποιεί το Υπόδειγμα για την Αίτηση Πληρωμής του Παραρτήματος ΧΧΙΙΙ του Καν. 2021/1060.

Τα στοιχεία των αιτήσεων τηρούνται σε ηλεκτρονική μορφή.

• 4.4 Υποβολή Αίτησης Πληρωμής

Η οριστικοποιημένη αίτηση πληρωμής υποβάλλεται από τη ΔΑ στην Ευρωπαϊκή Επιτροπή μέσω της SFC.

Σημειώνεται ότι σε πλήρη ανάπτυξη του ΟΠΣ, η αίτηση πληρωμής παράγεται από το ΟΠΣ και η αίτηση στην SFC γίνεται μέσω διεπαφής (e-ζεύξη). Μέχρι την πλήρη ανάπτυξη του ΟΠΣ στη λειτουργία της αίτησης πληρωμής, καθώς και σε εξαιρετικές περιπτώσεις που μπορεί να υπάρξει τεχνικό πρόβλημα στο e-ζεύξη, η καταχώριση στην SFC γίνεται με εισαγωγή δεδομένων, με βάση τα παραγόμενα από το ΟΠΣ στοιχεία.

Η ΔΑ υποβάλλει την τελική αίτηση πληρωμής κάθε λογιστικής χρήσης έως τις 31 Ιουλίου μετά τη λήξη της προηγούμενης λογιστικής χρήσης και, σε κάθε περίπτωση, πριν από την πρώτη αίτηση πληρωμής για την επόμενη λογιστική χρήση.

Σχετικά έντυπα

Χρησιμοποιείται το Υπόδειγμα για την Αίτηση Πληρωμής του Παραρτήματος ΧΧΙΙΙ του Καν. 2021/1060.

[1] Η περίοδος από 1 Ιουλίου του ημερολογιακού έτους Ν-1 έως 30 Ιουνίου του ημερολογιακού έτους Ν.