ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ ΔVIII_1: ΑΞΙΟΛΟΓΗΣΗ ΚΙΝΔΥΝΩΝ ΑΠΑΤΗΣ

1.Σκοπός

Σκοπός της διαδικασίας είναι η αξιολόγηση των κινδύνων απάτης, στο πλαίσιο της πρόληψης και εφαρμογής αποτελεσματικών και αναλογικών μέτρων για την καταπολέμηση της απάτης στις διαρθρωτικές δράσεις.

2.Θεσμικό Πλαίσιο

• Κανονισμός 1060/2021: άρθρο 69. παρ. 2, άρθρο 74, παρ. 1, στοιχείο γ
• Νόμος 4914/2022: Άρθρο 49

3. Πεδίο εφαρμογής

H διαδικασία εφαρμόζεται, σε ετήσια ή σε διετή βάση, από τη Διαχειριστική Αρχή (ΔΑ) στο πλαίσιο του Προγράμματος. Σε περίπτωση που έχουν οριστεί Ενδιάμεσοι Φορείς (ΕΦ), οι ΕΦ συνεπικουρούν το έργο της ΔΑ για την αξιολόγηση κινδύνων απάτης, σε σχέση με τις δράσεις που διαχειρίζονται βάσει των αποφάσεων ορισμού τους.

Η εφαρμογή της διαδικασίας γίνεται με χρήση του Εργαλείου Αξιολόγησης Κινδύνων Απάτης (Ε.VIII.1_1).

4.Περιγραφή

4.1 Ορισμός Υπεύθυνου για θέματα απάτης και συγκρότηση Ομάδας Αξιολόγησης Κινδύνων Απάτης

Στη ΔΑ, με απόφαση του Προϊσταμένου της (Έντυπο E.VΙΙI.1_2):

• συγκροτείται Ομάδα Αξιολόγησης Κινδύνων Απάτης, έργο της οποίας είναι η διενέργεια αξιολογήσεων κινδύνων απάτης στο πλαίσιο του Προγράμματος
• ορίζεται ο/η Υπεύθυνος/η για θέματα απάτης, ο/η οποίος/α:
  • έχει την ευθύνη για το συντονισμό των ενεργειών πρόληψης και αντιμετώπισης της απάτης, όπως την εφαρμογή της αξιολόγησης κινδύνων απάτης, την παρακολούθηση εφαρμογής των σχετικών μέτρων, την εκπαίδευση του προσωπικού της ΔΑ και των Ενδιάμεσων Φορέων, και
  • εκπροσωπεί την Ομάδα Αξιολόγησης Κινδύνων Απάτης στο Εσωτερικό Δίκτυο Συνεργασίας για τη Στρατηγική κατά της Απάτης μεταξύ των Υπηρεσιών που εμπλέκονται στη διαχείριση των Ταμείων, το οποίο συντονίζεται από την Ειδική Υπηρεσία Θεσμικής Υποστήριξης και Πληροφοριακών Συστημάτων (ΕΥΘΥΠΣ).

Δεδομένου ότι κίνδυνοι απάτης μπορεί να προκύψουν από διάφορες διεργασίες του ΣΔΕ, οι οποίες εκτελούνται από διαφορετικές οργανωτικές μονάδες εντός της ΔΑ και προκειμένου να εξασφαλιστεί ότι η αξιολόγηση θα είναι αποτελεσματική, στην Ομάδα Αξιολόγησης συνιστάται να συμμετέχουν στελέχη από όλες τις μονάδες της.

Στις περιπτώσεις που ορίζονται ΕΦ:

• κάθε ΕΦ ορίζει έναν/μια Υπεύθυνο/η για θέματα απάτης και στελέχη του από αντιπροσωπευτικές οργανωτικές μονάδες που εμπλέκονται σε διαδικασίες διαχείρισης, προκειμένου να συνεπικουρούν το έργο της ΔΑ για την αξιολόγηση κινδύνων απάτης, σε σχέση με τις δράσεις που διαχειρίζεται ο ΕΦ. Ο ορισμός του/της Υπεύθυνου/ης για θέματα απάτης του ΕΦ και της Ομάδας γίνεται με Απόφαση του/της Προϊστάμενου-ης/ αρμόδιου οργάνου του ΕΦ, η οποία κοινοποιείται στη ΔΑ του Προγράμματος. Η Απόφαση αυτή συντάσσεται βάσει του τυποποιημένου εντύπου E.VΙΙI.1_3, το οποίο προσαρμόζεται ανάλογα με τις αρμοδιότητες/ καθήκοντα που έχουν ανατεθεί στον ΕΦ.

Σε κάθε περίπτωση, ο/η Υπεύθυνος/η για θέματα απάτης της ΔΑ και οι Υπεύθυνοι/ες για θέματα απάτης των ΕΦ οργανώνουν τον τρόπο με τον οποίο, οι ΕΦ θα συνεπικουρούν το έργο της ΔΑ για την αξιολόγηση κινδύνων απάτης.

4.2 Αξιολόγηση κινδύνων απάτης

Η αρχική αξιολόγηση των κινδύνων απάτης από την Ομάδα Αξιολόγησης θα πρέπει να έχει διενεργηθεί μέχρι το τέλος του 2023. Στη συνέχεια, η αξιολόγηση διενεργείται σε ετήσια βάση, καθ’ όλη τη διάρκεια της προγραμματικής περιόδου. Ωστόσο, όταν το επίπεδο των εντοπισμένων κινδύνων είναι πολύ χαμηλό και κατά τη διάρκεια ενός έτους δεν προκύπτουν ευρήματα που ενέχουν υπόνοια απάτης, η ΔΑ μπορεί να αποφασίσει τη διενέργεια της αξιολόγησης κάθε δύο (2) χρόνια. Σε αυτήν την περίπτωση, η Ομάδα Αξιολόγησης προβαίνει σε σχετική τεκμηρίωση, η οποία εγκρίνεται από τον/την Προϊστάμενο/η της ΔΑ.

Η αξιολόγηση στοχεύει: α) στον προσδιορισμό των κινδύνων για τους οποίους κρίνεται ότι δεν έχουν γίνει ακόμη αρκετές ενέργειες για να περιοριστεί η πιθανότητα εκδήλωσης ή η επίπτωσή τους σε ένα αποδεκτό/ ανεκτό επίπεδο και β) στην αντιμετώπιση των παραπάνω κινδύνων, με την επιλογή/ πρόταση αποτελεσματικών και αναλογικών μέτρων κατά της απάτης.

Η αξιολόγηση πραγματοποιείται με τη χρήση του Εργαλείου Αξιολόγησης Κινδύνων Απάτης (τυποποιημένο έντυπο Ε.VIII.1_1). Στο εργαλείο αυτό (που έχει αναπτυχθεί σε πλατφόρμα Excel) έχουν προκαθοριστεί συνήθεις κίνδυνοι απάτης που αναγνωρίζονται σε κρίσιμες διεργασίες του ΣΔΕ, καθώς και μέτρα αντιμετώπισής τους, και δίνεται η δυνατότητα αξιολόγησης με βάση συγκεκριμένη μεθοδολογία η οποία περιγράφεται στο σχετικό έντυπο των Οδηγιών χρήσης του Εργαλείου Αξιολόγησης Κινδύνων Απάτης (Οδηγία Ο_Ε.VIII.1_1).

Οι κρίσιμες διεργασίες που εξετάζονται, είναι:

• Η αξιολόγηση και επιλογή Πράξεων
• Η υλοποίηση και επαλήθευση Πράξεων
• Η πιστοποίηση και οι πληρωμές
• Οι αναθέσεις της ΔΑ μέσω Τεχνικής Βοήθειας.

Για την αξιολόγηση κινδύνων σε καθεμία από τις παραπάνω διεργασίες, ακολουθούνται τα εξής μεθοδολογικά βήματα:

• Προσδιορισμός κινδύνου
• Ποσοτικοποίηση της πιθανότητας εκδήλωσης και επίπτωσης του Μικτού Κινδύνου (= gross risk). Μικτός κίνδυνος θεωρείται το επίπεδο κινδύνου, πριν ληφθεί υπόψη το αποτέλεσμα κάποιου υφιστάμενου ή προγραμματισμένου μέτρου ελέγχου.
• Εκτίμηση της αποτελεσματικότητας των μέτρων ελέγχου που ήδη εφαρμόζονται για τον περιορισμό του μικτού κινδύνου
• Εκτίμηση του «καθαρού» (υπολειπόμενου) κινδύνου [=net (residual) risk], λαμβάνοντας υπόψη το αποτέλεσμα των υφιστάμενων μέτρων ελέγχου και της αποτελεσματικότητάς τους, δηλ. η κατάσταση ως έχει αυτή τη στιγμή
• Εκτίμηση του αποτελέσματος που θα έχουν στον «καθαρό» κίνδυνο, τα επιπρόσθετα μέτρα ελέγχου που προγραμματίζεται να ληφθούν
• Καθορισμός του κινδύνου-στόχου (target risk). Αναφέρεται στο επίπεδο κινδύνου που θεωρείται ως ανεκτό (αφού ληφθεί υπόψη το αποτέλεσμα υφιστάμενων ή σχεδιαζόμενων μέτρων ελέγχου).

Κατά τη διαδικασία αξιολόγησης, συνεκτιμώνται, εκτός από τα προκαθορισμένα στοιχεία του Εργαλείου, και άλλες πηγές πληροφόρησης, όπως τυχόν αναφορές υπονοιών απάτης (Διαδικασίες ΔVIII_2: Εξέταση ενδείξεων απάτης και αναφορά υπονοιών απάτης και ΔVIII_3: Υποδοχή και εξέταση καταγγελιών), και εκθέσεις ελέγχων της Αρχής Ελέγχου ή ελεγκτικών οργάνων της Ευρωπαϊκής Ένωσης ή άλλων εθνικών ελεγκτικών αρχών στο πλαίσιο των αρμοδιοτήτων τους. Συνεπώς το παραγόμενο της αξιολόγησης ενδέχεται να οδηγήσει στον εμπλουτισμό του καταλόγου των αναγνωρισμένων κινδύνων ή/ και σε προτάσεις αναθεώρησης (προσθήκης, τροποποίησης ή απάλειψης) των προκαθορισμένων μέτρων ελέγχου που προτείνονται για κάθε κίνδυνο.

Τα αποτελέσματα της αξιολόγησης συμπεριλαμβάνουν και το σχέδιο δράσης που προγραμματίζει να εφαρμόσει η ΔΑ και οι ΕΦ που έχει ορίσει για κάθε κίνδυνο (εφόσον απαιτείται).

Το σχέδιο δράσης αποτυπώνει τα μέτρα που πρέπει να ληφθούν για την πρόληψη και αντιμετώπιση του κινδύνου, τους υπεύθυνους και τις προθεσμίες εφαρμογής. Επισημαίνεται ότι για τυχόν μέτρα που προτείνονται από τον ΕΦ για το σχέδιο δράσης, υπάρχει έγκριση από τον/την Προϊστάμενο-η/ αρμόδιο όργανο του ΕΦ. Η λήψη μέτρων δύναται να αφορά:

• μεμονωμένα μέτρα που θα εφαρμοστούν από μία ΔΑ ή/ και ΕΦ (π.χ. ενίσχυση της εκπαίδευσης του προσωπικού των ΔΑ, των ΕΦ ή/ και των Δικαιούχων) ή
• πρόταση για οριζόντια μέτρα που θα πρέπει να ενσωματωθούν στις Διαδικασίες του ΣΔΕ (π.χ. εισαγωγή ενός σημείου ελέγχου σε μία λίστα επαλήθευσης).

Το έντυπο Ε.VIII.1_1 εγκρίνεται από τον/την Προϊστάμενο/η της ΔΑ.

4.3 Λήψη και παρακολούθηση μέτρων κατά της απάτης

Η ΔΑ/ ΕΦ προβαίνει στην υλοποίηση των μέτρων που έχει προγραμματίσει στο σχέδιο δράσης. Η εφαρμογή ολόκληρης της διαδικασίας, καθώς και των μέτρων που λαμβάνονται από τη ΔΑ παρακολουθούνται σε συστηματική βάση από τον Υπεύθυνο για θέματα απάτης της ΔΑ. Στην περίπτωση των ΕΦ, ο/η Υπεύθυνος/η για θέματα απάτης του κάθε ΕΦ συντονίζει και παρακολουθεί την υλοποίηση των μέτρων που έχουν προγραμματιστεί και ενημερώνει τον/την Υπεύθυνο/η για θέματα απάτης της ΔΑ. Τα αποτελέσματα της εφαρμογής των μέτρων αυτών αποτυπώνονται στην επαναξιολόγηση του επόμενου έτους.

5. Σχετικά έντυπα

Ε.VIII.1_1	Εργαλείο Αξιολόγησης Κινδύνων Απάτης
O_Ε.VIII.1_1	Οδηγίες χρήσης Εργαλείου Αξιολόγησης Κινδύνων Απάτης
Ε.VIII.1_2	Απόφαση Συγκρότησης Ομάδας Αξιολόγησης Κινδύνων Απάτης και Ορισμού Υπεύθυνου/της για θέματα απάτης της ΔΑ
Ε.VIII.1_3	Απόφαση Συγκρότησης Ομάδας Αξιολόγησης Κινδύνων Απάτης και ορισμού υπεύθυνου για θέματα απάτης του ΕΦ