Διαδικασία ΔVII_2: Κατάρτιση και υποβολή λογαριασμών και διαχειριστικής δήλωσης
1. Σκοπός της διαδικασίας
Σκοπός της διαδικασίας είναι η υποβολή στην Επιτροπή των λογαριασμών και της διαχειριστικής δήλωσης στο πλαίσιο υποβολής των «εγγράφων για τη διασφάλιση της αξιοπιστίας», σύμφωνα με το άρθρο 98 του Κανονισμού (ΕΕ) 2021/1060.
2. Θεσμικό Πλαίσιο
Κανονισμός 2018/1046, άρθρο 63 (Δημοσιονομικός Κανονισμός)
Κανονισμός (ΕΕ) 2021/1147 (ΤΑΜΕ)
Κανονισμός (ΕΕ) 2021/1049 (ΤΕΑ)
Κανονισμός (ΕΕ) 2021/1048 (ΜΔΣΘ)
Κανονισμός 2021/1060:
- άρθρα: 74, παρ. 1 στοιχεία ε, στ, 76, παρ. β, 77 παρ. 3 περ. α και β
- άρθρα 98, 99, 101, 102 και
- Παραρτήματα XVIII, XXIV, ΧΙΧ, ΧΧ
Νόμος 4914/2022: άρθρο 8, 14, 16
ΚΥΑ 269397/19.5.2023, ΦΕΚ (Β) 3400
3. Πεδίο εφαρμογής
Η παρούσα διαδικασία εφαρμόζεται σε ετήσια βάση, με περίοδο αναφοράς τη λογιστική χρήση[1] ανά Ταμείο. Η υποβολή των λογαριασμών πραγματοποιείται μέχρι τις 15 Φεβρουαρίου κάθε έτους και αφορά στο προηγούμενο λογιστικό έτος[2]. Η προθεσμία αυτή μπορεί να επεκτείνεται κατ’ εξαίρεση από την ΕΕ έως την 1η Μαρτίου το αργότερο, κατόπιν σχετικής ειδοποίησης από το κράτος μέλος.
4. Περιγραφή
Εισαγωγή
Σύμφωνα με το Κανονιστικό πλαίσιο, για κάθε Πρόγραμμα υποβάλλονται στην Επιτροπή μέχρι τις 15 Φεβρουαρίου κάθε έτους τα ακόλουθα έγγραφα τα οποία καλύπτουν την προηγούμενη λογιστική χρήση:
- οι λογαριασμοί σύμφωνα με το υπόδειγμα που παρατίθεται στο Παράρτημα XXIV του Κανονισμού (ΕΕ) 2021/1060. Οι λογαριασμοί καταρτίζονται από την Διαχειριστική Αρχή (ΔΑ) και την Ειδική Υπηρεσία «Αρχή Πιστοποίησης και Εξακρίβωσης Συγχρηματοδοτούμενων Προγραμμάτων»[3] (εφεξής Αρχή Πιστοποίησης) και υπογράφονται από την αρμόδια ΔΑ.
- η διαχειριστική δήλωση που συντάσσεται από τη ΔΑ κάθε Προγράμματος σύμφωνα με το υπόδειγμα που παρατίθεται στο παράρτημα XVIII
- η Ετήσια Ελεγκτική Γνώμη και η Ετήσια Έκθεση Ελέγχου που καταρτίζει και υποβάλλει η Αρχή Ελέγχου (ΕΔΕΛ) βάσει του άρθρου 77, παρ. 3, περ. α και β και σύμφωνα με τα υποδείγματα που παρατίθεται στα παραρτήματα XIX και ΧΧ του Καν. αντίστοιχα.
Προκειμένου να καταρτιστούν τα παραπάνω έγγραφα απαιτείται στενή συνεργασία των τριών Αρχών (ΔΑ, ΕΥ Αρχή Πιστοποίησης και ΕΔΕΛ) στο πλαίσιο συγκεκριμένου χρονοδιαγράμματος που έχει συμφωνηθεί από κοινού και οφείλουν όλοι να τηρούν.
Οι λογαριασμοί βασίζονται στα στοιχεία δαπανών, διαχειριστικών επαληθεύσεων, ελέγχων της Αρχής Ελέγχου και δημοσιονομικών διορθώσεων (ΔΚΔ) που έχουν καταχωριστεί στο ΟΠΣ από τις ΔΑ/ΕΦ. Προκειμένου οι ΔΑ να επιβεβαιώσουν ότι οι δαπάνες που εγγράφονται στους λογαριασμούς είναι νόμιμες και κανονικές, πρέπει καθ΄όλη τη διάρκεια του λογιστικού έτους αλλά και κατά τη διάρκεια του διαστήματος προετοιμασίας της κατάρτισης μέχρι και την οριστική υποβολή των λογαριασμών, να καταχωρίζουν άμεσα στο ΟΠΣ α) τα στοιχεία των διαχειριστικών επαληθεύσεων (διοικητικών και επιτόπιων) και των αντίστοιχων δημοσιονομικών διορθώσεων, ώστε αυτά να είναι επικαιροποιημένα, και β) τις δημοσιονομικές διορθώσεις συνεπεία των ελέγχων της ΕΔΕΛ, της Ευρωπαϊκής Επιτροπής, του Ευρωπαϊκού Ελεγκτικού Συνεδρίου και της OLAF.
4.1 Περιεχόμενο λογαριασμών
Οι λογαριασμοί περιλαμβάνουν ανά Ειδικό Στόχο, Δράση και Τεχνική βοήθεια (παρ. 5 άρθρο 36 και το άρθρο 37 του Καν. 2021/1060):
α) Το συνολικό ποσό των επιλέξιμων δαπανών που έχουν εγγραφεί στο ΟΠΣ και περιληφθεί στην τελική αίτηση πληρωμής για τη λογιστική χρήση και το συνολικό ποσό της αντίστοιχης δημόσιας συνεισφοράς που καταβλήθηκε ή πρόκειται να καταβληθεί, σύμφωνα με το άρθρο 98, παρ. 3, στοιχείο α.
Το ανωτέρω συνολικό ποσό των επιλέξιμων δαπανών αντιστοιχεί στο ποσό που δηλώθηκε στην τελική αίτηση πληρωμής της λογιστικής χρήσης για την οποία υποβάλλεται ο λογαριασμός μειωμένο κατά τις μειώσεις που επιβάλλονται στις δαπάνες της εν λόγω λογιστικής χρήσης μετά την υποβολή της τελικής αίτησης πληρωμής για τη λογιστική χρήση. Οι μειώσεις αυτές, προκύπτουν από τις διαχειριστικές επαληθεύσεις, τους ελέγχους ή τις ελεγκτικές δραστηριότητες, και εφαρμόζονται απευθείας στους λογαριασμούς.
Τα ανωτέρω ποσά παρουσιάζονται, σύμφωνα με το Προσάρτημα 1 του Παραρτήματος XXIV του Καν. 2021/1060 (εφεξής Καν.).
β) Τα ποσά που ανακλήθηκαν (αποσύρθηκαν) κατά τη διάρκεια της λογιστικής χρήσης. Τα στοιχεία που περιλαμβάνονται στους λογαριασμούς παράγονται με βάση τις εγγραφές των δημοσιονομικών διορθώσεων στο ΟΠΣ. Οι δημοσιονομικές διορθώσεις εγγράφονται στο ΟΠΣ από τη ΔΑ/ΕΦ για τη λογιστική χρήση κατά τη διάρκεια της οποίας αποφασίζεται η ακύρωση, προκειμένου να περιληφθούν στους λογαριασμούς (άρθρο 103 του Καν.). Τα ανωτέρω ποσά παρουσιάζονται, σύμφωνα με το Προσάρτημα 2 του Παραρτήματος XXIVτου Καν.
Τα ποσά αυτά αφαιρούνται από τις αιτήσεις πληρωμής κατά τη διάρκεια της λογιστικής χρήσης και για τον λόγο αυτό δεν δημιουργούν διαφορές οι οποίες πρέπει να αιτιολογηθούν στο Προσάρτημα 4.
Στο Προσάρτημα 2 γίνεται διαχωρισμός των ποσών που ανακλήθηκαν ανά λογιστική χρήση δήλωσης των αντίστοιχων δαπανών και των ποσών που διορθώθηκαν ως αποτέλεσμα Λογιστικών Ελέγχων.
γ) Τα ποσά δημόσιας συνεισφοράς που καταβλήθηκαν σε χρηματοδοτικά μέσα σύμφωνα με το άρθρο 92, παρ. 2, περ. α και προκαταβολών κρατικών ενισχύσεων. Τα ανωτέρω ποσά παρουσιάζονται, σύμφωνα με τα Προσαρτήματα 3 και 7 αντίστοιχα, του Παραρτήματος XXIV του Καν.
δ) Επεξήγηση κάθε απόκλισης ανάμεσα στις καταχωρισμένες στο ΟΠΣ δαπάνες του στοιχείου α) και στα ποσά των αιτήσεων πληρωμής, για την ίδια λογιστική χρήση. Οι ανωτέρω πληροφορίες παρουσιάζονται, σύμφωνα με το Προσάρτημα 4 του Προτύπου για τους λογαριασμούς του Παραρτήματος XXIV του Καν., όπου και αιτιολογούνται οι αποκλίσεις.
ε) Δαπάνες που συνδέονται με ειδικούς στόχους για τους οποίους δεν πληρούνται οι αναγκαίοι πρόσφοροι όροι. Οι ανωτέρω πληροφορίες παρουσιάζονται, σύμφωνα με το Προσάρτημα 6 του Παραρτήματος XXIV του Καν.
4.2 Κατάρτιση και υποβολή του πρώτου σχεδίου λογαριασμών
Η ΔΑ σε συνεργασία με την Αρχή Πιστοποίησης έχουν την ευθύνη κατάρτισης των λογαριασμών. Για την περίοδο αναφοράς της τελευταίας λογιστικής χρήσης για την οποία υποβλήθηκαν αιτήσεις πληρωμής, προετοιμάζουν όλα τα στοιχεία που απαιτούνται για την κατάρτιση και την πιστοποίηση των λογαριασμών ανά Ταμείο.
Για τον σκοπό της κατάρτισης των λογαριασμών, η ΔΑ μεριμνά για την καταλληλότητα, πληρότητα και ακρίβεια των σχετικών στοιχείων, καθώς τα στοιχεία που θα περιληφθούν στους λογαριασμούς θα πρέπει να ενέχουν το ελάχιστο δυνατό σφάλμα.
Στο πλαίσιο αυτό, η ΕΥ Αρχή Πιστοποίησης:
α) συνεργάζεται με την ΔΑ για την έγκαιρη αποτύπωση στο ΟΠΣ των διορθώσεων σε δαπάνες της λογιστικής χρήσης λαμβάνοντας υπόψη τα αποτελέσματα των επιτοπίων επαληθεύσεων που διενεργούνται από τις ΔΑ στο πλαίσιο των εξαμηνιαίων προγραμματισμών τους. Επιπλέον, δύναται να εκδίδει κατευθύνσεις και οδηγίες προς τις ΔΑ για τις ενέργειες στις οποίες πρέπει να προβούν.
β) λαμβάνει υπόψη τα αποτελέσματα των ελέγχων συστημάτων και πράξεων που έχει πραγματοποιήσει η ΕΔΕΛ, βάσει των Εκθέσεων ελέγχων της ΕΔΕΛ που της κοινοποιούνται, καθώς και τα αποτελέσματα ελέγχων άλλων εθνικών και κοινοτικών ελεγκτικών οργάνων που της κοινοποιούνται
γ) λαμβάνει υπόψη το σύνολο των δημοσιονομικών διορθώσεων
δ) λαμβάνει υπόψη το ενιαίο αρχείο καταγγελιών το οποίο τηρείται από την ΕΑΔ/AFCOS. Η Αρχή Πιστοποίησης με βάση το σύνολο των επικαιροποιημένων στοιχείων που αφορούν στη διερεύνηση των καταγγελιών, συνεργάζεται με την ΕΔΕΛ και την ΔΑ για τη λήψη αποφάσεων σχετικά με την εφαρμογή διορθωτικών μέτρων στο πλαίσιο κατάρτισης των λογαριασμών.
ε) διενεργεί σχετικούς ελέγχους των στοιχείων του ΟΠΣ, είτε μέσω αναφορών, είτε με διασταύρωση των στοιχείων που έχουν καταχωριστεί για την ορθότητα των καταχωρίσεων πληρωμών και διορθώσεων.
στ) αντιπαραβάλλει τα στοιχεία των υποβληθεισών αιτήσεων πληρωμής και αυτά των λογαριασμών, για την ίδια λογιστική χρήση και στην περίπτωση που υπάρχουν αποκλίσεις αιτιολογούνται. Για τον έλεγχο της συνάφειας του Προσαρτήματος 4, οι διαφορές προκύπτουν από το ΟΠΣ.
Σημειώνεται ότι, για το σύνολο των εργασιών που διενεργεί η ΕΥ Αρχή Πιστοποίησης για την κατάρτιση, των λογαριασμών ανά Ταμείο, καταρτίζεται σχετική Λίστα Ελέγχου, που αποτελεί τυποποιημένο έντυπο του Συστήματος Ποιότητας κατά ISO της ΕΥ Αρχής Πιστοποίησης. Στη Λίστα Ελέγχου αποτυπώνονται όλα τα σημεία ελέγχου και τα αποτελέσματα των εργασιών ώστε να διασφαλίζεται η διαδρομή ελέγχου. Η εν λόγω Λίστα υπογράφεται αρμοδίως και αρχειοθετείται ηλεκτρονικά στον φάκελο των λογαριασμών ανά Ταμείο .
Μετά από τα παραπάνω, η ΕΥ Αρχή Πιστοποίησης υποβάλλει το πρώτο σχέδιο λογαριασμών στην ΕΔΕΛ και στη ΔΑ μέχρι τις 10 Δεκεμβρίου του ημερολογιακού έτους Ν.
4.3 Κατάρτιση και υποβολή του δεύτερου σχεδίου λογαριασμών
Για την κατάρτιση και υποβολή του δεύτερου σχεδίου λογαριασμών, η ΔΑ και η ΕΥ Αρχή Πιστοποίησης προβαίνει σε αντίστοιχες ενέργειες που περιγράφονται στην Ενότητα 4.2, βασιζόμενη στα επικαιροποιημένα στοιχεία επαληθεύσεων των ΔΑ/ΕΦ, ελέγχων της ΕΔΕΛ, σχετικών δημοσιονομικών διοθρώσεων.
Στη συνέχεια, η ΕΥ Αρχή Πιστοποίησης επικαιροποιεί τους λογαριασμούς με βάση τα ανωτέρω στοιχεία, προκειμένου να υποβάλει το δεύτερο σχέδιο λογαριασμών στην ΕΔΕΛ και στη ΔΑ μέχρι τις 22 Ιανουαρίουτου ημερολογιακού έτους Ν+1.
4.4 Κατάρτιση και υποβολή οριστικών λογαριασμών
Η ΕΔΕΛ προβαίνει σε έλεγχο των λογαριασμών. Επιπλέον, μέχρι τις 30 Ιανουαρίου του ημερολογιακού έτους Ν+1 η ΕΔΕΛ έχει καταλήξει στον εντοπισμό τυχόν συστημικών σφαλμάτων και όπου κρίνεται απαραίτητο, έχει εγκρίνει επιπλέον κατ’ αποκοπή διορθώσεις.
Μετά από τα παραπάνω, η ΕΔΕΛ μέχρι τις 30 Ιανουαρίου του ημερολογιακού έτους Ν+1, αποστέλλει στην ΕΥ Αρχή Πιστοποίησης και στη ΔΑ τα αποτελέσματα ελέγχου των λογαριασμών. Επίσης, ενημερώνει την Αρχή Πιστοποίησης για τυχόν άλλα ποσά που χρειάζεται να αφαιρεθούν ώστε να μειωθεί το εναπομένον ποσοστό σφάλματος των δαπανών που δηλώνονται στους λογαριασμούς σε 2% ή λιγότερο, προκειμένου να γίνουν οι αναγκαίες τροποποιήσεις στους λογαριασμούς.
Με βάση τα παραπάνω η ΕΥ Αρχή Πιστοποίησης προβαίνει στις αναγκαίες προσαρμογές και διορθώσεις των λογαριασμών.
Ειδικότερα:
- Εξαιρεί από τους λογαριασμούς τις δαπάνες που υπόκεινται σε συνεχιζόμενη αξιολόγηση της νομιμότητας και κανονικότητάς τους
- Αφαιρεί από τους λογαριασμούς τυχόν άλλα ποσά που χρειάζεται να αφαιρεθούν ώστε να μειωθεί το εναπομένον ποσοστό σφάλματος των δαπανών που δηλώνονται στους λογαριασμούς σε 2% ή λιγότερο.
Η ΕΥ Αρχή Πιστοποίησης υποβάλλει τους οριστικούς λογαριασμούς στην ΕΔΕΛ και στην ΔΑ μέχρι τις 8 Φεβρουαρίου του ημερολογιακού έτους Ν+1.
4.5 Διατύπωση Ετήσιας Ελεγκτικής Γνώμης από την ΕΔΕΛ
Η Ετήσια Ελεγκτική Γνώμη (άρθρο 77 και υπόδειγμα Παραρτήματος XIX του Καν.) καλύπτει τις ακόλουθες χωριστές συνιστώσες:
- την πληρότητα, ακρίβεια και αλήθεια των λογαριασμών
- τη νομιμότητα και κανονικότητα των δαπανών που περιλαμβάνονται στους λογαριασμούς οι οποίοι υποβάλλονται στην Επιτροπή
- την αποτελεσματική λειτουργία του συστήματος διαχείρισης και ελέγχου.
Διατυπώνεται από την ΕΔΕΛ και έχει τη μορφή σύμφωνης γνώμης χωρίς επιφυλάξεις, σύμφωνης γνώμης με επιφυλάξεις ή αρνητικής γνώμης.
4.6 Υποβολή των απαιτούμενων εγγράφων στην ΕΕ
Μέχρι τις 15 Φεβρουαρίου του ημερολογιακού έτους Ν+1, οι Αρχές υποβάλλουν στην ΕΕ μέσω του συστήματος SFC τα ακόλουθα:
- Η Διαχειριστική Αρχή υπογράφει ηλεκτρονικά τη Διαχειριστική Δήλωση,
- Η ΔΑ υπογράφει και υποβάλλει τους λογαριασμούς ,
- η ΕΔΕΛ υποβάλλει την Ετήσια Ελεγκτική Γνώμη και την Ετήσια Έκθεση Ελέγχου
Η προθεσμία της 15ης Φεβρουαρίου μπορεί να επεκτείνεται κατ’ εξαίρεση από την Επιτροπή έως την 1η Μαρτίου το αργότερο, κατόπιν σχετικής ειδοποίησης από την ΕΔΕΛ.
Σημειώνεται ότι, κατά κανόνα,οι λογαριασμοί παράγονται από το ΟΠΣ και η υποβολή στην SFC γίνεται μέσω διεπαφής (e-ζεύξη). Σε εξαιρετικές περιπτώσεις που μπορεί να υπάρξει τεχνικό πρόβλημα στη διεπαφή, η καταχώριση στην SFC γίνεται με εισαγωγή δεδομένων, με βάση τα παραγόμενα από το ΟΠΣ στοιχεία.
Διαδικασία για την εξέταση των λογαριασμών από την Επιτροπή
Εάν η Ετήσια Ελεγκτική Γνώμη της ΕΔΕΛ είναι σύμφωνη γνώμη με ειπιφυλάξεις ή αρνητική ή η Επιτροπή διαθέτει στοιχεία τα οποία θέτουν υπό αμφισβήτηση την αξιοπιστία της γνώμης χωρίς επιφυλάξεις της ΕΔΕΛ, ακολουθείται η διαδικασία αντιπαράθεσης του άρθρου 102 του Καν.
Σε διαφορετική περίπτωση, η Επιτροπή υπολογίζει τα ποσά που πρέπει να καταλογιστούν στα Ταμεία σύμφωνα με το άρθρο 100 του Καν. και πραγματοποιεί τις αντίστοιχες πληρωμές ή ανακτήσεις πριν από την 1η Ιουλίου του ημερολογιακού έτους Ν+1. Η εν λόγω πληρωμή ή ανάκτηση συνιστά αποδοχή των λογαριασμών.
Σχετικά έντυπα
- το υπόδειγμα για τους λογαριασμούς του Παραρτήματος XXIV του Καν.
- το υπόδειγμα για τη διαχειριστική δήλωση του Παραρτήματος XVIII του Καν.
[1] Η περίοδος από 1 Ιουλίου του ημερολογιακού έτους Ν-1 έως 30 Ιουνίου του ημερολογιακού έτους Ν
[2] Του ημερολογιακού έτους Ν+1 εφόσον έχουν υποβληθεί αιτήσεις πληρωμής στην εν λόγω λογιστική χρήση
[3] Ως Λογιστική Αρχή που αναλαμβάνει τις αρμοδιότητες Λογιστικής Λειτουργίας του άρθρου 72 ορίζεται η Διαχειριστική Αρχή με την Ειδική Υπηρεσία Αρχή Πιστοποίησης και Εξακρίβωσης Συγχρηματοδοτούμενων Προγραμμάτων να ασκεί μέρος των αρμοδιοτήτων ως ενδιαμεσος φορέας (Ν. 4914/2022, άρθρο 14),