04. Διαδικασία ΔΙΙ_2: Έγκριση Διακήρυξης

Διαδικασία ΔΙΙ_2: Έγκριση Διακήρυξης

1. Σκοπός

Σκοπός της διαδικασίας είναι ο έλεγχος της τήρησης του ενωσιακού και εθνικού θεσμικού πλαισίου ανάθεσης και εκτέλεσης δημοσίων συμβάσεων, καθώς και η ανίχνευση τυχόν αποκλίσεων από αυτούς, ώστε να εξασφαλίζεται, μεταξύ άλλων, η τήρηση των αρχών της ίσης μεταχείρισης, της αποφυγής διακρίσεων, της αμοιβαίας αναγνώρισης, της αναλογικότητας και της διαφάνειας.

2. Θεσμικό Πλαίσιο

• Νόμος 4914/2022, (Α΄61), άρθρο38
• Νόμος 4270/2014, (Α΄143). .
• Νόμος 4412/2016, (Α΄147).
• Υπ’ αρ. 269397/2023 κοινή απόφαση των υπουργών Ανάπτυξης και Επενδύσεων και Μετανάστευσης και Ασύλου “Σύστημα Διαχείρισης και Ελέγχου των Προγραμμάτων των Ταμείων Μετανάστευσης και Εσωτερικών Υποθέσεων (ΤΑΜΕΥ) (Ταμείο Ασύλου, Μετανάστευσης και Ένταξης -ΤΑΜΕ, Ταμείο Εσωτερικής Ασφαλείας-ΤΕΑ και Μέσο για τη Χρηματοδοτική Στήριξη της Διαχείρισης των Συνόρων και την Πολιτική Θεωρήσεων-ΜΔΣΘ) για την προγραμματική περίοδο 2021-2027” (Β’ 3400)

3. Πεδίο Εφαρμογής

Η διαδικασία εφαρμόζεται:

1. Πριν την έγκριση από τα αρμόδια όργανα του δικαιούχου του κειμένου της διακήρυξης και σε κάθε περίπτωση πριν τη δημοσίευση της προκήρυξης του διαγωνισμού, για συμβάσεις προμηθειών και υπηρεσιών η εκτιμώμενη αξία των οποίων είναι ανώτερη των εκατό χιλιάδων (100.000) ευρώ και συμβάσεις έργων, η εκτιμώμενη αξία των οποίων είναι ανώτερη των πεντακοσίων χιλιάδων (500.000) ευρώ, μη συμπεριλαμβανομένου ΦΠΑ.
2. Κατά την υποβολή της πρώτης δήλωσης δαπάνης της σύμβασης, για συμβάσεις προμηθειών και υπηρεσιών, η εκτιμώμενη αξία των οποίων είναι ίση ή κατώτερη των εκατό χιλιάδων (100.000) ευρώ και συμβάσεις έργων, η εκτιμώμενη αξία των οποίων είναι ίση ή κατώτερη των πεντακοσίων χιλιάδων (500.000) ευρώ, μη συμπεριλαμβανομένου ΦΠΑ.
3. Κατά την αξιολόγηση του αιτήματος χρηματοδότησης της πράξης, για τις διαδικασίες ανάθεσης και τις συμβάσεις που κατά τη φάση ένταξης έχει ήδη δημοσιευθεί η σχετική διακήρυξη του διαγωνισμού ή και έχει υπογραφεί η σύμβαση.

4. Περιγραφή Διαδικασίας

4.1 Υποβολή αιτήματος από τον Δικαιούχο

Ο Δικαιούχος υποβάλλει στη ΔΑ/ ΕΦ μέσω του ΟΠΣ αίτημα για την εξέταση του σχεδίου  της διακήρυξης με συμπληρωμένη τη σχετική Λίστα Ελέγχου (βλ. 5. Σχετικά Έντυπα) και συνοδευόμενο από τα απαραίτητα τεκμηριωτικά έγγραφα.

Το αίτημα αυτό υποβάλλεται:

1.Πριν την έγκριση από τα αρμόδια όργανα του δικαιούχου του κειμένου της διακήρυξης , για συμβάσεις προμηθειών ή υπηρεσιών με εκτιμώμενη αξία ανώτερη των εκατό χιλιάδων (100.000) ευρώ, άνευ ΦΠΑ, και για συμβάσεις έργων με εκτιμώμενη αξία ανώτερη των πεντακοσίων χιλιάδων (500.000) ευρώ. Σε περίπτωση διαδικασίας διαπραγμάτευσης χωρίς προηγούμενη δημοσίευση δυνάμει του άρθρου 32 του ν. 4412/2016, η οποία διαδικασία δεν έχει διενεργηθεί βάσει τεύχους διακήρυξης, ο έλεγχος διενεργείται επί της αρχής και αφορά στη νομιμότητα επιλογής της συγκεκριμένης διαδικασίας ανάθεσης.  2. Κατά την υποβολή της πρώτης δήλωσης δαπάνης της σύμβασης, για  συμβάσειςπρομηθειών ή υπηρεσιών με εκτιμώμενη αξία ίση ή κατώτερη των  εκατό χιλιάδων (100.000) ευρώ, άνευ ΦΠΑ, και για συμβάσεις  έργων με εκτιμώμενη αξία ίση ή κατώτερη των πεντακοσίων χιλιάδων (500.000) ευρώ άνευ ΦΠΑ.

3.Κατά την αξιολόγηση του αιτήματος  χρηματοδότησης της πράξης, για τις διαδικασίες ανάθεσης και τις συμβάσεις που κατά τη φάση ένταξης έχει ήδη δημοσιευτεί η σχετική διακήρυξη του διαγωνισμού ή και έχει υπογραφεί η σύμβαση.

Οι δημόσιες συμβάσεις του άρθρου 12 του ν. 4412/2016 (συμβάσεις μεταξύ φορέων του δημοσίου τομέα) και οι προγραμματικές συμβάσεις του ν. 4609/2022 ελέγχονται σε κάθε περίπτωση και ανεξαρτήτως προϋπολογισμού τους πριν την έγκριση σύναψής τους από τα αρμόδια όργανα των συμβαλλόμενων φορέων

Για διαδικασίες ανάθεσης και εκτέλεσης δημοσίων συμβάσεων που έχουν υπαχθεί στην παρ. 21 του άρθρου 136 του ν. 4251/2014 (Α` 80), σε συνδυασμό με τις διατάξεις του άρθρου 112 του ν. 4674/2020 (Α` 53) και του άρθρου 60 του ν. 4686/2020 (Α` 96), ο διαχειριστικός έλεγχος από την ΔΑ/ΕΦ, διενεργείται απολογιστικά κατά την πιστοποίηση του συνόλου των δαπανών που αφορούν στην υπαγόμενη κατά τα ανωτέρω σύμβαση. Οι διαδικασίες ελέγχου διενεργούνται με υποβολή μέσω του ΟΠΣ Απόφασης Υλοποίησης με Ίδια Μέσα (Α.Υ.Ι.Μ.) η οποία περιλαμβάνει και Τεχνικό Παράρτημα Υλοποίησης με ίδια μέσα, στην οποία επισυνάπτονται η υπουργική απόφαση υπαγωγής στις ανωτέρω διατάξεις, καθώς και κατάλογος όλων των εγγράφων που διαλαμβάνονται στη σχετική δαπάνη. Η ΔΑ/ΕΦ διατηρεί το δικαίωμα να ζητήσει και οποιοδήποτε άλλο έγγραφο κρίνει απαραίτητο.

4.2 Εξέταση αιτήματος και ενημέρωση Δικαιούχου

4.2.1. Πριν τη δημοσίευση της προκήρυξης του διαγωνισμού (προληπτικός έλεγχος)

Η ΔΑ/ΕΦ προβαίνει σε εξέταση του αιτήματος, με βάση το ισχύον θεσμικό και κανονιστικό πλαίσιο για τη σύναψη δημοσίων συμβάσεων, καθώς και τους όρους της απόφασης ένταξης της πράξης και της σχετικής διακήρυξης.

Σε περίπτωση Διεθνών Οργανισμών οι οποίοι έχουν προσχωρήσει και συνυπογράψει την FINANCIAL AND ADMINISTRATIVE FRAMEWORK AGREEMENT FAFA  συνυπολογίζονται τα όρια των εν ισχύ κανονισμών προμηθειών τους.

Η ΔΑ/ΕΦ διατυπώνει γνώμη, θετική ή αρνητική, επί του σχεδίου της  διακήρυξης, εντός αποκλειστικής προθεσμίας είκοσι (20) εργάσιμων ημερών από την υποβολή του αιτήματος. Τα αποτελέσματα του ελέγχου που διενεργεί αποτυπώνονται στις αντίστοιχες κατά περίπτωση Λίστες ελέγχου διακήρυξης στο ΟΠΣ. Σε περίπτωση άπρακτης παρέλευσης της εικοσαήμερης προθεσμίας, λογίζεται ότι η ΔΑ/ΕΦ έχει παράσχει θετική γνώμη ο δε ο έλεγχος διενεργείται και ολοκληρώνεται με μόνη την καταχώριση στο ΟΠΣ τεκμαιρόμενης γνώμης.

Η θετική γνώμη της ΔΑ/ΕΦ ή η τεκμαιρόμενη θετική γνώμη αποτελεί όρο για τη χρηματοδότηση της πράξης.

Στην περίπτωση αρνητικής γνώμης, ο Δικαιούχος ενημερώνεται από τη ΔΑ/ΕΦ για τους λόγους απόρριψης, καθώς και για τις ενέργειες στις οποίες πρέπει να προβεί για την έκδοση θετικής γνώμης, εφόσον αυτό είναι εφικτό.

Η γνώμη εγκρίνεται από τον Προϊστάμενο της ΔΑ/ΕΦ (Ε.ΙΙ.2_1: Έγκριση Διακήρυξης). Η έκδοση της θετικής ή αρνητικής γνώμης και η σχετική ενημέρωση του Δικαιούχου διενεργούνται μέσω του ΟΠΣ.

Στο πλαίσιο αυτό διευκρινίζονται τα ακόλουθα:

α)  Η ΔΑ/ ΕΦ εξετάζει εάν το υποβληθέν αίτημα συνοδεύεται από το σύνολο των απαιτούμενων για την εξέτασή του εγγράφων. Εφόσον, το υποβληθέν αίτημα δεν συνοδεύεται από το σύνολο των εγγράφων, ενημερώνει άμεσα το Δικαιούχο μέσω ΟΠΣ για την υποχρέωση υποβολής των συμπληρωματικών στοιχείων εντός επτά (7) εργάσιμων ημερών. Το χρονικό διάστημα από την ενημέρωση του Δικαιούχου μέχρι την αποστολή από αυτόν των συμπληρωματικών στοιχείων δεν προσμετράται στην προθεσμία των είκοσι (20) εργάσιμων ημερών που έχει η ΔΑ/ΕΦ στη διάθεσή της για να εκφράσει γνώμη.

Όσον αφορά στην υποβολή των συμπληρωματικών στοιχείων, άπρακτη παρέλευση της προθεσμίας υποβολής τους, ή ελλιπής συμπλήρωση αυτών, ή εκπρόθεσμη υποβολή τους επιφέρει υποχρεωτικά την έκδοση από τη ΔΑ/ΕΦ αρνητικής γνώμης.

Ο Δικαιούχος έχει τη δυνατότητα υποβολής νέου αιτήματος, το οποίο συνεπάγεται την έναρξη νέας εικοσαήμερης προθεσμίας για τη ΔΑ/ΕΦ.

β)  Εφόσον ο Δικαιούχος υποβάλει πλήρη στοιχεία και έγγραφα και η ΔΑ/ΕΦ, διενεργώντας το σχετικό έλεγχο, διαπιστώσει ότι χρήζουν διορθώσεων/αλλαγών κ.λπ. ή υπάρχουν ζητήματα επί της διαδικασίας ανάθεσης ή/και του σχεδίου της διακήρυξης, ειδοποιεί άμεσα το Δικαιούχο μέσω ΟΠΣ για τα ζητήματα που έχουν ανακύψει και επιστρέφει το σχετικό φάκελο για υιοθέτηση από αυτόν των προτεινόμενων διορθώσεων/αλλαγών κ.λπ. και την εκ νέου υποβολή του εντός επτά (7) εργάσιμων ημερών. Το χρονικό διάστημα από την ενημέρωση του Δικαιούχου μέχρι την επανυποβολή από αυτόν του φακέλου δεν προσμετράται στην προθεσμία των είκοσι (20) εργάσιμων ημερών που έχει η ΔΑ/ΕΦ στη διάθεσή της για να εκφράσει γνώμη.

Όσον αφορά στην επανυποβολή του φακέλου, άπρακτη παρέλευση της προθεσμίας υποβολής τους ή ελλιπής συμπλήρωση αυτών των αλλαγών  ή εκπρόθεσμη υποβολή τους επιφέρει υποχρεωτικά την έκδοση από τη ΔΑ/ΕΦ αρνητικής γνώμης.

Ο Δικαιούχος έχει τη δυνατότητα υποβολής νέου αιτήματος, το οποίο συνεπάγεται την έναρξη νέας εικοσαήμερης προθεσμίας για τη ΔΑ/ΕΦ.

4.2.2 Κατά την υποβολή της πρώτης δήλωσης δαπάνης της σύμβασης (κατασταλτικός έλεγχος)

Σε περίπτωση σύμβασης προμήθειας ή υπηρεσίας με εκτιμώμενη αξία ίση ή κατώτερη των  εκατό χιλιάδων (100.000) ευρώ, άνευ ΦΠΑ,  και για σύμβαση  έργου με εκτιμώμενη αξία ίση ή κατώτερη των πεντακοσίων χιλιάδων (500.000) ευρώ άνευ ΦΠΑ, ο Δικαιούχος υποβάλλει μέσω ΟΠΣ τη σχετική Λίστα και τα απαιτούμενα συνοδευτικά έγγραφα, για να ελεγχθούν από τη ΔΑ/ΕΦ, παράλληλα με την υποβολή του Δελτίου Δήλωσης Δαπανών που περιλαμβάνει την πρώτη δαπάνη της υπό έλεγχο σύμβασης.

Η ΔΑ/ΕΦ, πριν τη διενέργεια της διοικητικής επαλήθευσης των δαπανών του υποβληθέντος ΔΔΔ, προβαίνει σε έλεγχο της διαδικασίας ανάθεσης της σύμβασης, με βάση το ισχύον θεσμικό και κανονιστικό πλαίσιο για τη σύναψη δημοσίων συμβάσεων, καθώς και τους όρους της απόφασης ένταξης της πράξης και της σχετικής διακήρυξης, συμπληρώνοντας τις σχετικές λίστες διακήρυξης και σύμβασης.

Η ΔΑ/ ΕΦ δεν εκδίδει γνώμη, αλλά αποτυπώνει το αποτέλεσμα του ελέγχου της στη σχετική Λίστα και εφόσον επιβάλλεται διόρθωση, αυτή περιλαμβάνεται στην Έκθεση Διοικητικής Επαλήθευσης, σύμφωνα με τα οριζόμενα στη Διαδικασία ΔΙΙ_5: Διοικητική Επαλήθευση.

Σημείωση για τα Υποέργα με ίδια μέσα:

Τα Υποέργα που υλοποιούνται με ίδια μέσα μπορούν να περιλαμβάνουν αναθέσεις συμβάσεων π/υ έως εκατό χιλιάδες (100.000) ευρώ, μη συμπεριλαμβανομένου ΦΠΑ. Αναθέσεις άνω των εκατόχιλιάδων (100.000) ευρώ, μη συμπεριλαμβανομένου ΦΠΑ, θα πρέπει να αποτελούν διακριτά Υποέργα.

Κατά συνέπεια, ο έλεγχος της διαδικασίας διακήρυξης σύμβασης Υποέργου που υλοποιείται με ίδια μέσα διενεργείται κατά την πρώτη δήλωση δαπάνης της σύμβασης με τη χρήση της σχετικής Λίστας.

4.2.3 Κατά την αξιολόγηση της πρότασης (αίτησης χρηματοδότησης)

Για τις συμβάσεις που κατά τη φάση αξιολόγησης της πρότασης έχει ήδη δημοσιευτεί η σχετική διακήρυξη, ή και έχει υπογραφεί η σχετική σύμβαση,  η εξέταση της διαδικασίας διακήρυξης και της διαδικασίας ανάθεσης  διενεργείται κατά την αξιολόγηση του  αιτήματος χρηματοδότησης.

Εφόσον διαπιστώνεται παρατυπία, η ΔΑ/ ΕΦ προβαίνει στις απαραίτητες ενέργειες σύμφωνα με τα οριζόμενα στη Διαδικασία ΔΙ_2: Επιλογή και έγκριση πράξης

4.2.4 Υλοποίηση πράξεων κατά φάσεις

Για τις δημόσιες συβάσεις συγχρηματοδοτούμενων πράξεων που υλοποιούνται κατά φάσεις στις περιόδους προγραμματισμού 2014-2020 και 2021-2027, η ΔΑ/ΕΦ δύναται να μην επαναλαμβάνει τον έλεγχο που διενεργήθηκε κατά την προηγούμενη προγραμματική περίοδο. Σε αυτή την περίπτωση η εγκριτική γνώμη της αρμόδιας ΔΑ/ΕΦ της προηγούμενης προγραμματικής περιόδου, όπως αυτή είχε αποτυπωθεί, καταχωρίζεται στο ΟΠΣ. Εάν είχαν τεθεί και ειδικές προϋποθέσεις έγκρισης, εξετάζεται από τη ΔΑ/ΕΦ, κατά την ένταξη της πράξης στη νέα προγραμματική περίοδο, εάν αυτές έχουν ικανοποιηθεί.

4.2.5 Συστηματική μη υποβολή αιτήματος

Σε περίπτωση συστηματικής μη υποβολής αιτήματος από το δικαιούχο ή σε περίπτωση που συστηματικά το κείμενο που τελικώς εγκριθεί από τα αρμόδια όργανα αυτού διαφέρει από το εγκεκριμένο, η ΔΑ/ΕΦ, δύναται να εξετάσει την περίπτωση ανάκλησης της σχετικής απόφασης ένταξης πέραν τυχόν δημοσιονομικής διόρθωσης που μπορεί να προκύψει από τον επί της ουσίας έλεγχο, ο οποίος οφείλει να λάβει χώρα σε κάθε περίπτωση.

5. Σχετικά έντυπα

Στη Διαδικασία αυτή χρησιμοποιούνται και τυποποιημένα έντυπα – οδηγίες: