13. Διαδικασία ΔΙΙ_11: Ολοκλήρωση Πράξης

Διαδικασία ΔΙΙ_11: Ολοκλήρωση Πράξης

1. Σκοπός

Ο σκοπός της διαδικασίας είναι η επιβεβαίωση από την ΔΑ/ΕΦ της ολοκλήρωσης του φυσικού και οικονομικού αντικειμένου της πράξης και της επίτευξης των τεθέντων στόχων σύμφωνα με την απόφαση ένταξης  και τις αντίστοιχες νομικές δεσμεύσεις.

2. Πεδίο Εφαρμογής

Η διαδικασία εφαρμόζεται σε όλες τις συγχρηματοδοτούμενες από τα Προγράμματα του των Ταμείων Μετανάστευσης και Εσωτερικών Υποθέσεων (ΤΑΜΕΥ)Νολοκληρωμένες πράξεις. Μία πράξη θεωρείται ολοκληρωμένη όταν έχει ολοκληρωθεί το φυσικό αντικείμενο, δηλ. έχει περατωθεί φυσικά, έχει παραληφθεί και πιστοποιηθεί το σύνολο των εργασιών της πράξης, ή έχει εκτελεστεί πλήρως και έχει ολοκληρωθεί το οικονομικό αντικείμενο, δηλ. έχουν πραγματοποιηθεί όλες οι σχετικές πληρωμές από τους Δικαιούχους και έχει καταβληθεί στους δικαιούχους η αντίστοιχη δημόσια συμμετοχή.

3. Θεσμικό πλαίσιο

• Κανονισμός (ΕΕ) 2021/1060: Άρθρα 2(37),64.β, 65
• ΚΥΑ 269397/2023 για το «Σύστημα Διαχείρισης και Ελέγχου των Προγραμμάτων των Ταμείων Μετανάστευσης και Εσωτερικών Υποθέσεων (ΤΑΜΕΥ) (Ταμείο Ασύλου, Μετανάστευσης και Ένταξης -ΤΑΜΕ, Ταμείο Εσωτερικής Ασφαλείας-ΤΕΑ και Μέσο για τη Χρηματοδοτική Στήριξη της Διαχείρισης των Συνόρων και την Πολιτική Θεωρήσεων-ΜΔΣΘ) για την προγραμματική περίοδο 2021-2027»(Β΄3400).

4. Περιγραφή Διαδικασίας

4.1 Υποβολή στοιχείων  Ολοκλήρωσης Πράξης από το Δικαιούχο

Με την ολοκλήρωση του φυσικού και οικονομικού αντικειμένου της δράσης ο Δικαιούχος θα πρέπει να προβεί στις απαραίτητες ενέργειες για την ολοκλήρωση της Πράξης. Ο Δικαιούχος υποβάλλει Δελτία Δήλωσης Δαπανών (εάν εκκρεμούν), και, εφόσον είναι απαραίτητο, επικαιροποιεί τα Τεχνικά Δελτία Υποέργων και υποβάλλει τελευταίο Δελτίο Δήλωσης Επίτευξης Δεικτών, προκειμένου να αποτυπώνεται η πραγματική υλοποίηση της Πράξης. Στη συνέχεια, ο Δικαιούχος επικαιροποιεί αναλόγως το Τεχνικό Δελτίο της Πράξης (ΤΔΠ ολοκλήρωσης), το οποίο συνοδεύεται, εφόσον είναι απαραίτητο, από την αναγκαία τεκμηρίωση (Ε.ΙΙ.11_2 Ενδεικτικός κατάλογος στοιχείων ολοκλήρωσης Πράξης/υποέργων). Στο ΤΔΠ ολοκλήρωσης, το οποίο είναι μερικώς προσυμπληρωμένο από τα ήδη καταχωρημένα δεδομένα στο ΟΠΣ, ο Δικαιούχος συμπληρώνει απολογιστικά ορισμένα πεδία (κυρίως του τμήματος Δ του ΤΔΠ: ΣΤΟΙΧΕΙΑ ΦΥΣΙΚΟΥ ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟΥ ΠΡΑΞΗΣ), έτσι ώστε το δελτίο αυτό να αποτυπώνει την υλοποίηση της Πράξης σε πραγματικό και όχι πλέον προγραμματικό επίπεδο. Το ΤΔΠ ολοκλήρωσης υποβάλλεται στη ΔΑ/ΕΦ μέσω του ΟΠΣ, προκειμένου αυτό να οριστικοποιηθεί.

4.2 Εξέταση των συνολικών στοιχείων της πράξης

Η ΔΑ/ΕΦ προβαίνει στην εξέταση του ΤΔΠ ολοκλήρωσης, σε συνδυασμό με τα στοιχεία τα οποία τηρεί η ΔΑ/ΕΦ στο φάκελο της πράξης και στο ΟΠΣ, προκειμένου να επαληθεύσει:

• τα παραδοτέα (φυσικό αντικείμενο) της πράξης, την επίτευξη των τεθέντων στόχων (δείκτες εκροών και αποτελεσμάτων) και την ικανοποίηση του λειτουργικού αποτελέσματος αυτής
• τα στοιχεία του οικονομικού αντικειμένου όπως αυτό έχει αποτυπωθεί στο ΟΠΣ,
• τη συμμόρφωση του Δικαιούχου με τυχόν συστάσεις προγενέστερων επαληθεύσεων/ελέγχων που έχουν διενεργηθεί στην πράξη/υποέργο από ΔΑ/ΕΦ, Αρχή Ελέγχου, άλλα ελεγκτικά όργανα, εθνικά ή της Ε.Ε.
• την επιστροφή τυχόν αδιάθετων ποσών και τόκων.
• Την τήρηση από τον δικαιούχο του Χάρτη των Θεμελειωδών Δικαιωμάτων ως αναφέρονται στην υποστηρικτική λίστα Ε.Ι.1_4

Κατά την εξέταση αυτή, συμπληρώνεται η Λίστα Διοικητικού Ελέγχου Ολοκλήρωσης πράξης και υποέργων (έντυπο Λ.ΙΙ.11_1,).

Στην περίπτωση που απαιτούνται συμπληρωματικά στοιχεία από το Δικαιούχο, η ΔΑ/ΕΦ τα ζητά μέσω του ΟΠΣ, προκειμένου να καταστεί δυνατή η εξαγωγή συμπερασμάτων ως προς τα σημεία που πρέπει να επιβεβαιωθούν.

Εάν από την παραπάνω εξέταση των στοιχείων υλοποίησης της πράξης διαπιστωθούν προβλήματα ή εάν με βάση τα διαθέσιμα στοιχεία το φυσικό αντικείμενο της δράσης που πραγματοποιήθηκε, η επίτευξη της τιμής στόχου των δεικτών και το λειτουργικό αποτέλεσμα αυτής δεν είναι δυνατό να επαληθευτούν διοικητικά, προγραμματίζεται επιτόπια επαλήθευση σύμφωνα με τη σχετική Διαδικασία ΔΙΙ_8 Επιτόπια Επαλήθευση

Εάν δεν εντοπιστούν ευρήματα, η ΔΑ/ ΕΦ προχωρά στην έκδοση Απόφασης Ολοκλήρωσης Πράξης, εφαρμόζοντας τα βήματα της παραγράφου 4.3.

4.3 Έκδοση Απόφασης Ολοκλήρωσης Δράσης/Έργου

Εφόσον ολοκληρωθεί η διοικητική ή  επιτόπια επαλήθευση η ΔΑ/ΕΦ :

• οριστικοποιεί το τελικό Δελτίο Διοικητικής Επαλήθευσης Δήλωσης Δαπανών και Δελτίο Διοικητικής Επαλήθευσης Επίτευξης Δεικτών (εάν εκκρεμούν)
• οριστικοποιεί τα στοιχεία της πράξης στο ΟΠΣ (Τεχνικό Δελτίο Πράξης, Τεχνικό Δελτίο Υποέργου, κλπ)
• συντάσσει την Απόφαση Ολοκλήρωσης Δράσης (Έντυπο Ε.ΙΙ.11_1)

Στην Απόφαση Ολοκλήρωσης Δράσης προσδιορίζονται:

• η ημερομηνία έναρξης και η διάρκεια της περιόδου υποχρεωτικής τήρησης των δικαιολογητικών εγγράφων σχετικά με τις δαπάνες και τους λογιστικούς ελέγχους,
• οι μακροχρόνιες υποχρεώσεις του Δικαιούχου (εφόσον η Πράξη εμπίπτει στο πεδίο εφαρμογής της Διαδικασίας ΔΙΙ_12: Επαλήθευση μακροχρόνιων υποχρεώσεων),
• άλλες υποχρεώσεις Δικαιούχου ,

Και αναφέρονται :

-η ολοκλήρωση του οικονομικού και φυσικού αντικειμένου της Πράξης,

-η επίτευξη των δεικτών της Πράξης,

-η τήρηση των υποχρεώσεων που ανέλαβε ο Δικαιούχος με την Απόφαση Ένταξης της Πράξης και η συμμόρφωσή του στις συστάσεις ελέγχων/επαληθεύσεων που διενεργήθηκαν από τα αρμόδια ελεγκτικά όργανα,

-η λειτουργικότητα και αξιοποίηση της δράσης,

-η τήρηση από τον Δικαιούχο του Χάρτη των Θεμελειωδών Δικαιωμάτων ως αναφέρονται στην υποστηρικτική λίστα Ε.Ι.1_4

-τυχόν οικονομικές εκκρεμότητες του ΠΔΕ.

Η Απόφαση Ολοκλήρωσης Πράξης προωθείται από τον Προϊστάμενο ΔΑ/ΕΦ και εγκρίνεται από τον αρμόδιο όργανο  που εποπτεύει την ΔΑ/ΕΦ. Στη συνέχεια, κοινοποιείται στο Δικαιούχο, με συνημμένο το Τεχνικό Δελτίο Πράξης.

Η Απόφαση Ολοκλήρωσης Πράξης καταχωρίζεται στο ΟΠΣ από την ΔΑ/ΕΦ.

Το ΤΔΠ ολοκλήρωσης πράξης , καθώς και όλα τα συνημμένα έγγραφα και στοιχεία τεκμηρίωσης της επαλήθευσης της Πράξης, αρχειοθετούνται στο Φάκελο Πράξης

4.4 Διαδικασία ολοκλήρωσης με πρωτοβουλία της ΔΑ/ΕΦ

Η ολοκλήρωση Πράξης μπορεί να γίνει και με πρωτοβουλία της ΔΑ/ΕΦ εφόσον ισχύουν τα εξής:

• Δεν υπάρχουν εκκρεμείς συστάσεις από την ίδια ή από ελεγκτικά όργανα.
• Εχει ολοκληρωθεί το φυσικό και οικονομικό αντικείμενο, δεν υπάρχουν ΔΔΔ σε εκκρεμότητα και έχει υποβληθεί και επαληθευτεί το δελτίο επίτευξης δεικτών με την τελική τιμή του/των δείκτη/ών
• Η φύση της πράξης είναι τέτοια ώστε δεν απαιτείται επιτόπια επαλήθευση της ΔΑ/ΕΦ για την επιβεβαίωση της υλοποίησης
• Έχουν επιστραφεί αδιάθετα ποσά, κλπ

Εάν το τελευταίο σημείο δεν έχει εκπληρωθεί, η ΔΑ, δύναται να προχωρήσει σε έκδοση απόφασης ολοκλήρωσης θέτοντας σχετικό όρο στην Απόφαση Ολοκλήρωσης.

5. Σχετικά Έντυπα