06. Διαδικασία ΔΙΙ_4 Έγκριση Τροποποίησης Σύμβασης

Διαδικασία ΔΙΙ_4 Έγκριση Τροποποίησης Σύμβασης

1.  Σκοπός

Σκοπός της διαδικασίας είναι ο έλεγχος της τήρησης του ενωσιακού και εθνικού θεσμικού πλαισίου ανάθεσης και εκτέλεσης δημοσίων συμβάσεων, καθώς και η ανίχνευση τυχόν αποκλίσεων από αυτό., ώστε να εξασφαλίζεται η τήρηση των αρχών της ίσης μεταχείρισης και του υγιούς ανταγωνισμού.

2.  Πεδίο Εφαρμογής

Η διαδικασία εφαρμόζεται:

1. Πριν την έγκριση από τα αρμόδια όργανα του δικαιούχου του κειμένου της τροποποίησης της σύμβασης, για συμβάσεις προμηθειών και υπηρεσιών η εκτιμώμενη αξία των οποίων είναι ανώτερη των εκατό χιλιάδων (100.000) ευρώ και συμβάσεις έργων η εκτιμώμενη αξία των οποίων είναι ανώτερη των πεντακοσίων χιλιάδων (500.000) ευρώ, μη συμπεριλαμβανομένου ΦΠΑ.
2. Κατά την υποβολή της πρώτης δήλωσης δαπάνης της τροποποιημένης σύμβασης για συμβάσεις προμηθειών και υπηρεσιών η εκτιμώμενη αξία των οποίων είναι ίση ή κατώτερη των εκατό χιλιάδων (100.000) ευρώ και συμβάσεις έργων η εκτιμώμενη αξία των οποίων είναι ίση ή κατώτερη των πεντακοσίων χιλιάδων (500.000) ευρώ, μη συμπεριλαμβανομένου ΦΠΑ.
3. Κατά την αξιολόγηση αιτήματος χρηματοδότησης της πράξης, για τις περιπτώσεις που κατά τη φάση ένταξης έχει ήδη υπογραφεί η τροποποιημένη σύμβαση.

3.  Βασικό θεσμικό πλαίσιο

– Ν. 4914/2022 (Α΄61)

– Ν. 4270/2014 (Α΄143)

-Ν. 4412/2016 (Α΄147)

– ΚΥΑ 269397/2023 για το «Σύστημα Διαχείρισης και Ελέγχου των Προγραμμάτων των Ταμείων Μετανάστευσης και Εσωτερικών Υποθέσεων (ΤΑΜΕΥ) (Ταμείο Ασύλου, Μετανάστευσης και Ένταξης -ΤΑΜΕ, Ταμείο Εσωτερικής Ασφαλείας-ΤΕΑ και Μέσο για τη Χρηματοδοτική Στήριξη της Διαχείρισης των Συνόρων και την Πολιτική Θεωρήσεων-ΜΔΣΘ) για την προγραμματική περίοδο 2021-2027»(΄β 3400).

4.  Περιγραφή Διαδικασίας

4.1 Υποβολή αιτήματος από Δικαιούχο

Σε περίπτωση τροποποίησης της σύμβασης , ο δικαιούχος, υποβάλλει στην ΔΑ/ΕΦ, μέσω του ΟΠΣ, αίτημα για την εξέταση της διαδικασίας τροποποίησης της σύμβασης με συμπληρωμένη τη σχετική λίστα ελέγχου και συνοδευόμενο με τα απαραίτητα έγγραφα.

Το αίτημα αυτό υποβάλλεται:

1. Πριν την έγκριση από τα αρμόδια όργανα του δικαιούχου του κειμένου της τροποποίησης της σύμβασης για συμβάσεις προμηθειών και υπηρεσιών, καθώς και έργων με εκτιμώμενη αξία ανώτερη των εκατό χιλιάδων (100.000) και πεντακοσίων χιλιάδων (500.000) ευρώ αντίστοιχα, μη συμπεριλαμβανομένου ΦΠΑ.
2. Κατά την υποβολή της πρώτης δήλωσης της δαπάνης της τροποποιούμενης σύμβασης, για συμβάσεις προμηθειών και υπηρεσιών, καθώς και έργων με εκτιμώμενη αξία ίση ή κατώτερη των εκατό χιλιάδων (100.000) και πεντακοσίων χιλιάδων (500.000) ευρώ αντίστοιχα, μη συμπεριλαμβανομένου ΦΠΑ.
3. Κατά την αξιολόγηση του αιτήματος χρηματοδότησης της πράξης για τις περιπτώσεις της ανωτέρω παρ. 2.3.

Σημείωση: Για διαδικασίες της παρ. 1 περ. β (συμπληρωματικά έργα, προμήθειες, υπηρεσίες), γ (απρόβλεπτες περιστάσεις) και δ (υποκατάσταση) του άρθρου 132 του Ν. 4412/2016 και τις αντίστοιχες του Βιβλίου ΙΙ αυτού, ανεξαρτήτως προϋπολογισμού, ο έλεγχος διενεργείται πριν την έκδοση των αποφάσεων των αρμόδιων οργάνων των αναθετουσών αρχών/δικαιούχων για τη σύναψη των συμβάσεων αυτών.

4.2 Εξέταση αιτήματος και ενημέρωση Δικαιούχου

4.2.1. Πριν την υπογραφή της σύμβασης (προληπτικός έλεγχος)

Για τις συμβάσεις προμηθειών και υπηρεσιών, καθώς και έργων με εκτιμώμενη αξία ανώτερη των εκατό χιλιάδων (100.000) και πεντακοσίων χιλιάδων (500.000) ευρώ αντίστοιχα, η ΔΑ/ΕΦ προβαίνει σε εξέταση του αιτήματος με βάση το ισχύον θεσμικό και κανονιστικό πλαίσιο για τη σύναψη και την εκτέλεση δημοσίων συμβάσεων,  καθώς και τους όρους της απόφασης ένταξης της πράξης, της διακήρυξης και της σύμβασης. Η ΔΑ/ΕΦ διατυπώνει γνώμη, θετική ή αρνητική, επί της διαδικασίας τροποποίησης της σύμβασης και του σχεδίου τροποποιημένης σύμβασης, εντός αποκλειστικής προθεσμίας είκοσι (20) εργάσιμων ημερών από την υποβολή του αιτήματος. Τα αποτελέσματα του ελέγχου που διενεργεί αποτυπώνονται στην αντίστοιχη Λίστα Ελέγχου στο ΟΠΣ.

Η θετική γνώμη της ΔΑ/ΕΦ αποτελεί όρο για τη συνέχιση χρηματοδότησης της πράξης και αναφέρεται ρητά στις αποφάσεις του δικαιούχου και τη σύμβαση όπως τροποποιείται.

Στην περίπτωση αρνητικής γνώμης, ο δικαιούχος ενημερώνεται από τη ΔΑ/ΕΦ για τους λόγους απόρριψης, καθώς και για τις ενέργειες στις οποίες πρέπει να προβεί για την έκδοση θετικής γνώμης, εφόσον αυτό είναι εφικτό.

Στο πλαίσιο αυτό διευκρινίζονται τα ακόλουθα:

α) Η ΔΑ/ΕΦ εξετάζει εάν το υποβληθέν αίτημα συνοδεύεται από το σύνολο των απαιτούμενων για την εξέτασή του εγγράφων. Εφόσον, το υποβληθέν αίτημα δεν συνοδεύεται από το σύνολο των εγγράφων, ενημερώνει άμεσα το Δικαιούχο μέσω ΟΠΣ για την υποχρέωση υποβολής των συμπληρωματικών στοιχείων εντός επτά (7) εργάσιμων ημερών. Το χρονικό διάστημα από την ενημέρωση του Δικαιούχου μέχρι την αποστολή από αυτόν των συμπληρωματικών στοιχείων δεν προσμετράται στην προθεσμία των είκοσι (20) εργάσιμων ημερών που έχει η ΔΑ/ΕΦ  στη διάθεσή της για να εκφράσει γνώμη.

Όσον αφορά στην υποβολή των συμπληρωματικών στοιχείων, άπρακτη παρέλευση της προθεσμίας υποβολής τους, ή ελλιπής συμπλήρωση αυτών, ή εκπρόθεσμη υποβολή τους επιφέρει υποχρεωτικά την έκδοση από την ΔΑ ΕΦ αρνητικής γνώμης.

Ο Δικαιούχος έχει τη δυνατότητα υποβολής νέου αιτήματος, το οποίο συνεπάγεται την έναρξη νέας εικοσαήμερης προθεσμίας για την ΔΑ/ΕΦ.

β) Εφόσον ο Δικαιούχος υποβάλλει πλήρη στοιχεία και έγγραφα και η ΔΑ/ΕΦ, διενεργώντας το σχετικό έλεγχο, διαπιστώσει ότι χρήζουν διορθώσεων/αλλαγών κ.λπ. ή υπάρχουν ζητήματα κατά περίπτωση, επί της διαδικασίας τροποποίησης της σύμβασης ή του σχεδίου τροποποίησης αυτής, ειδοποιεί άμεσα το Δικαιούχο για αυτά και επιστρέφει τον σχετικό φάκελο για υιοθέτηση από αυτόν των προτεινόμενων διορθώσεων/αλλαγών κ.λπ. και την εκ νέου υποβολή του εντός επτά (7) εργάσιμων ημερών. Το χρονικό διάστημα από την ενημέρωση του Δικαιούχου μέχρι την επανυποβολή από αυτόν του φακέλου δεν προσμετράται στην προθεσμία των είκοσι (20) εργάσιμων ημερών που έχει η ΔΑ/ΕΦ στη διάθεσή της για να εκφράσει γνώμη.

Όσον αφορά στην επανυποβολή του φακέλου, άπρακτη παρέλευση της προθεσμίας υποβολής τους, ή ελλιπής συμπλήρωση αυτών, ή εκπρόθεσμη υποβολή τους επιφέρει υποχρεωτικά την έκδοση από την ΔΑ ΕΦ ΔΑ/ΕΦ  αρνητικής γνώμης.

Ο Δικαιούχος έχει τη δυνατότητα υποβολής νέου αιτήματος, το οποίο συνεπάγεται την έναρξη νέας εικοσαήμερης προθεσμίας για την ΔΑ/ΕΦ.

Η θετική γνώμη της ΔΑ/ΕΦ ή η τεκμαιρόμενη θετική γνώμη αποτελεί όρο για τη χρηματοδότηση του έργου.

Η γνώμη εγκρίνεται από τον Προϊστάμενο της ΔΑ/ΕΦ (Ε.ΙΙ.4_1: Προέγκριση Τροποποίησης Νομικής Δέσμευσης). Η έκδοση της γνώμης και η σχετική ενημέρωση του Δικαιούχου διενεργούνται μέσω του ΟΠΣ.

Υπογραφή τροποποιημένης σύμβασης και υποβολή τροποποιημένου ΤΔΥ

Στην περίπτωση έκδοσης από τη ΔΑ/ΕΦ θετικής γνώμης, ο Δικαιούχος προβαίνει στην υπογραφή του εγκεκριμένου από τη ΔΑ/ ΕΦ σχεδίου τροποποιημένης σύμβασης.

Αντίγραφο της υπογραφείσας τροποποιημένης σύμβασης, καθώς και το σχετικό ΤΔΥ αποστέλλονται μέσω του ΟΠΣ από το Δικαιούχο στη ΔΑ/ΕΦ.

4.2.2 Κατά την υποβολή της πρώτης δήλωσης δαπάνης της τροποποιημένης σύμβασης (κατασταλτικός έλεγχος)

Στην περίπτωση σύμβασης προμήθειας και υπηρεσίας με εκτιμώμενη αξία ίση ή κατώτερη των εκατό χιλιάδων (100.000) ευρώ και έργου, με εκτιμώμενη αξία ίση ή κατώτερη των πεντακοσίων χιλιάδων (500.000) ευρώ, μη συμπεριλαμβανομένου ΦΠΑ, ο Δικαιούχος υποβάλλει μέσω ΟΠΣ τη σχετική Λίστα και τα απαιτούμενα συνοδευτικά έγγραφα, για να ελεγχθούν από τη ΔΑ/ΕΦ, παράλληλα με την υποβολή του Δελτίου Δήλωσης Δαπανών (ΔΔΔ) που περιλαμβάνει την πρώτη δαπάνη της υπό έλεγχο σύμβασης.

Η ΔΑ/ΕΦ, πριν τη διενέργεια της διοικητικής επαλήθευσης των δαπανών του υποβληθέντος ΔΔΔ, προβαίνει σε έλεγχο της τροποποίησης της σύμβασης, με βάση το ισχύον θεσμικό και κανονιστικό πλαίσιο για τη σύναψη δημοσίων συμβάσεων, καθώς και τους όρους της απόφασης ένταξης της πράξης, καθώς και της σχετικής διακήρυξης και σύμβασης, συμπληρώνοντας και τις σχετικές λίστες ελέγχου αυτών.

Στην περίπτωση που κατά τη διαδικασία του ελέγχου της/του ΔΑ/ΕΦ, εντοπιστεί παρατυπία, στη διατύπωση γνώμης ή/και στα σχετικά έγγραφα του Συστήματος Διαχείρισης και Ελέγχου (ΣΔΕ), ορίζονται τα προτεινόμενα διορθωτικά μέτρα ή/και το της κατ’αποκοπή δημοσιονομικής διόρθωσης ή αναλογικής διόρθωσης εφόσον είναι εφικτός προσδιορισμός της δημοσιονομικής ζημίας, λαμβάνοντας υπόψη τις σχετικές κατευθυντήριες γραμμές και τα ειδικά οριζόμενα στην απόφαση C (2013) 3452 final/14-5-2019 της Ευρωπαϊκής Επιτροπής και τη σχετική ΚΥΑ Δημοσιονομικών Διορθώσεων. Ο δικαιούχος ενημερώνεται σχετικά μέσω του ΟΠΣ.

Η ΔΑ/ΕΦ δεν εκδίδει γνώμη, αλλά αποτυπώνει το αποτέλεσμα του ελέγχου της στη σχετική Λίστα και εφόσον επιβάλλεται διόρθωση, αυτή περιλαμβάνεται στην Έκθεση Διοικητικής Επαλήθευσης, σύμφωνα με τα οριζόμενα στη Διαδικασία ΔΙΙ_5: Διοικητική Επαλήθευση.

4.2.3. Κατά την αξιολόγηση του αιτήματος χρηματοδότησης

Για δημόσια σύμβαση που έχει ήδη τροποποιηθεί κατά τη φάση αξιολόγησης της πρότασης, η εξέταση της διαδικασίας τροποποίησης της σύμβασης διενεργείται κατά την αξιολόγηση του αιτήματος  χρηματοδότησης.

Η ΔΑ/ΕΦ αποτυπώνει το αποτέλεσμα του ελέγχου της στην υποβληθείσα/ες από το Δικαιούχο Λίστα/ες. Εφόσον διαπιστώνεται παρατυπία, η ΔΑ/ΕΦ προβαίνει στις απαραίτητες ενέργειες σύμφωνα με τα οριζόμενα στη σχετική διαδικασία.

4.2.4. Υλοποίηση πράξεων κατά φάσεις

Για τις τροποποιήσεις δημοσίων συμβάσεων συγχρηματοδοτούμενων πράξεων που υλοποιούνται κατά φάσεις στις περιόδους προγραμματισμού 2014 – 2020 και 2021 – 2027 οι ΔΑ/ΕΦ δύνανται να μην επαναλαμβάνουν τον έλεγχο που διενεργήθηκε κατά την προηγούμενη προγραμματική περίοδο. Σε αυτή την περίπτωση η εγκριτική γνώμη της αρμόδιας ΔΑ/ΕΦ της προηγούμενης προγραμματικής περιόδου, όπως αυτή έχει αποτυπωθεί, καταχωρίζεται στο ΟΠΣ. Εάν είχαν τεθεί και ειδικές προϋποθέσεις έγκρισης, εξετάζεται από τη ΔΑ/ΕΦ, κατά την ένταξη της πράξης στη νέα προγραμματική περίοδο, εάν αυτές είχαν ικανοποιηθεί.

4.2.5. Συμβάσεις άρθρου 12 Ν. 4412/2016

Για τις περιπτώσεις νόμιμης τροποποίησης δημοσίων συμβάσεων του άρθρου 12 του Ν. 4412/2016 (συμβάσεις μεταξύ φορέων του δημοσίου τομέα) συμπληρώνεται αναλογικά η Λίστα και εφαρμόζεται, επίσης αναλογικά, η παρούσα διαδικασία. Η αρμόδια ΔΑ/ΕΦ εκδίδει θετική ή αρνητική γνώμη.

Οι τροποποιήσεις των εν λόγω συμβάσεων, σε κάθε περίπτωση και ανεξαρτήτως προϋπολογισμού τους, ελέγχονται πριν την έγκριση σύναψής τους από τα αρμόδια όργανα των συμβαλλόμενων φορέων.

4.2.6. Συστηματική μη υποβολή αιτήματος

Σε περίπτωση συστηματικής μη υποβολής αιτήματος από το δικαιούχο ή σε περίπτωση που συστηματικά το κείμενο που τελικώς εγκριθεί από τα αρμόδια όργανα αυτού διαφέρει από το εγκεκριμένο από την αρμόδια ΔΑ/ΕΦ, η τελευταία δύναται να εξετάσει το ενδεχόμενο ανάκλησης της σχετικής απόφασης ένταξης πέραν τυχόν δημοσιονομικής διόρθωσης που μπορεί να προκύψει από τον επί της ουσίας έλεγχο, ο οποίος οφείλει να λάβει χώρα σε κάθε περίπτωση.

4.2.7. Εξέταση ενδεχόμενης τροποποίησης της απόφασης ένταξης ή του ΤΔΠ

Η ΔΑ/ΕΦ εξετάζει, εάν με την τροποποίηση της σύμβασης τροποποιούνται στοιχεία της απόφασης ένταξης ή του ΤΔΠ.

Στην περίπτωση που τροποποιούνται στοιχεία της απόφασης ένταξης, ενεργοποιείται η σχετική διαδικασία.

5. Σχετικά Έντυπα