09. Διαδικασία ΔΙΙ_7: Προγραμματισμός Επιτόπιων Επαληθεύσεων

ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ ΔΙΙ_7: ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΙΣΜΟΣ ΕΠΙΤΟΠΙΩΝ ΕΠΑΛΗΘΕΥΣΕΩΝ

1.       Σκοπός

Ο σκοπός της διαδικασίας είναι ο βέλτιστος σχεδιασμός του προγράμματος επιτόπιων επαληθεύσεων, που θα διενεργήσει η ΔΑ/ΕΦ, λαμβάνοντας υπόψη τη μεθοδολογία που έχει αναπτυχθεί για τη διενέργεια των διαχειριστικών επαληθεύσεων στη βάση εκτίμησης κινδύνου, τη βέλτιστη αξιοποίηση του ανθρώπινου δυναμικού της και την κατά το δυνατόν ομαλή κατανομή των επιτόπιων επαληθεύσεων στη διάρκεια της κάθε λογιστικής χρήσης ώστε να διασφαλίζεται η έγκαιρη ολοκλήρωση των επιτόπιων επαληθεύσεων.

2.       Θεσμικό Πλαίσιο

• Κανονισμός 2021/1060: Άρθρο 74
• Νόμος 4914/2022: Άρθρα 8 και 39

3.       Πεδίο Εφαρμογής

Το πρόγραμμα επιτόπιων επαληθεύσεων αφορά στις πράξεις των Προγραμμάτων ΤΑΜΕΥ και καταρτίζεται ανά Πρόγραμμα για κάθε εξάμηνο της Λογιστικής χρήσης.

4.       Περιγραφή Διαδικασίας

4.1 Κατάρτιση προγράμματος επιτόπιων επαληθεύσεων

Σύμφωνα με τις κανονιστικές απαιτήσεις, οι επιτόπιες επαληθεύσεις

• βασίζονται σε εκτίμηση κινδύνου που γίνεται σε επίπεδο πράξης, λαμβάνοντας υπόψη συγκεκριμένους παράγοντες κινδύνου και
• είναι ανάλογες με τους κινδύνους που έχουν εντοπιστεί εκ των προτέρων και γραπτώς.

Η ΔΑ/ ο ΕΦ είναι υπεύθυνη/ος για την εφαρμογή των επιτόπιων επαληθεύσεων βάσει κινδύνου, καθώς και για την οργάνωση των διοικητικών ικανοτήτων και πόρων της/του, ώστε να διασφαλίζεται ότι οι επιτόπιες επαληθεύσεις καλύπτουν τους εντοπισθέντες κινδύνους και διενεργούνται εγκαίρως, το αργότερο πριν από την υποβολή των λογαριασμών στην Ευρωπαϊκή Επιτροπή. Για το σκοπό αυτό η ΔΑ/ΕΦ καταρτίζει, ανά εξάμηνο της εκάστοτε λογιστικής χρήσης, πρόγραμμα επιτόπιων επαληθεύσων, το οποίο αποτυπώνει στο τυποποιημένο έντυπο Ε.ΙΙ.7_1: Πρόγραμμα Επιτόπιων Επαληθεύσεων. Η ΔΑ/ΕΦ, για να προβεί στην κατάρτιση του προγράμματος, θα πρέπει προηγουμένως να έχει ολοκληρώσει τη διαδικασία για τον προσδιορισμό των πράξεων που θα επαληθευτούν επιτοπίως όπως αυτή περιγράφεται αναλυτικά στις οδηγίες «Ο.3 Μεθοδολογία για τη διενέργεια διαχειριστικών επαληθεύσεων σε πράξεις στη βάση εκτίμησης κινδύνου». Στη βάση αυτή, η ΔΑ/ΕΦ θα πρέπει να έχει καταρτίσει το πρώτο εξαμηνιαίο πρόγραμμα επιτόπιων επαληθεύσεων το αργότερο έως την 31η Ιανουαρίου κάθε έτους, και το δεύτερο εξαμηνιαίο πρόγραμμα επιτόπιων επαληθεύσεων το αργότερο έως την 31η Ιουλίου κάθε έτους.

Για την κατάρτιση του προγράμματος επιτόπιων επαληθεύσεων θα πρέπει να ληφθεί υπόψη ότι το σύνολο των επιτόπιων επαληθεύσεων για τα δύο εξάμηνα της κάθε λογιστικής χρήσης θα πρέπει να έχει ολοκληρωθεί (σύνταξη και καταχώριση στο ΟΠΣ των οριστικών εκθέσεων επιτόπιων επαληθεύσεων και των Δελτίων Καταχώρισης Διορθώσεων) πριν την υποβολή των λογαριασμών στην Αρχή Ελέγχου (ΕΔΕΛ) για τη συγκεκριμένη λογιστική χρήση.

Οι επιτόπιες επαληθεύσεις για τις πράξεις που η ΔΑ/ΕΦ έχει επιλέξει προς επαλήθευση, κατανέμονται στη διάρκεια της ελεγκτικής περιόδου αναφοράς. Η ΔΑ/ΕΦ θα πρέπει το αργότερο έως την 30η Ιουνίου να έχει ολοκληρώσει τη διενέργεια των επιτόπιων επαληθεύσεων που περιλαμβάνονται στο πρώτο εξαμηνιαίο πρόγραμμα επιτόπιων επαληθεύσεων και το αργότερο έως την 31η Οκτωβρίου τη διενέργεια των επιτόπιων επαληθεύσεων που περιλαμβάνονται στο δεύτερο εξαμηνιαίο πρόγραμμα επιτόπιων επαληθεύσεων.

4.2 Εξασφάλιση πόρων υλοποίησης του προγράμματος επαληθεύσεων

Με βάση τον αριθμό και τα ειδικότερα χαρακτηριστικά των προς επαλήθευση πράξεων, όπως το φυσικό και οικονομικό αντικείμενο, τη χωρική διασπορά, κ.λπ., εκτιμώνται οι συνολικές απαιτήσεις πόρων για την υλοποίηση του προγράμματος επαληθεύσεων (ανθρώπινοι πόροι, κόστος διενέργειας επαληθεύσεων, κ.λπ.).

Εάν απαιτείται, ο/η Προϊστάμενος/η της ΔΑ/ ΕΦ μεριμνά για την εξασφάλιση των απαιτούμενων πόρων από την Τεχνική Βοήθεια του Προγράμματος.

4.3 Έγκριση εξαμηνιαίου προγράμματος επαληθεύσεων

Το πρόγραμμα επιτόπιων επαληθεύσεων εγκρίνεται από τον/την Προϊστάμενο/μένη της ΔΑ/ΕΦ (έντυπο Ε.ΙΙ.7_2: Έγκριση Εξαμηνιαίου Προγράμματος Επιτόπιων Επαληθεύσεων).

Το εγκεκριμένο πρόγραμμα επιτόπιων επαληθεύσεων κοινοποιείται από την ΔΑ/ΕΦ στην Αρχή Ελέγχου.

Στην περίπτωση των ΕΦ, κάθε ΕΦ κοινοποιεί το πρόγραμμα και στην ΔΑ του Προγράμματος.

Το εγκεκριμένο πρόγραμμα επιτόπιων επαληθεύσεων της ΔΑ/ΕΦ κοινοποιείται στον Υπεύθυνο Προστασίας Θεμελιωδών Δικαιωμάτων του Υπουργείου Μετανάστευσης και Ασύλου. Σε συνέχεια της ενημέρωσής του, δύναται να δηλώνει στην ΔΑ/ΕΦ τις προγραμματισμένες επαληθεύσεις ενδιαφέροντος του για να παρευρίσκεται. Στο πλαίσιο της συμμετοχής του στο όργανο επαλήθευσης, παρέχει γνώμη σχετικά με τη συμμόρφωση της πράξης προς τα θεμελιώδη δικαιώματα σε ειδικό πεδίο της έκθεσης, η η οποία συνυπογράφεται από αυτόν αποκλειστικά και μόνο ως προς τη συγκεκριμένη γνώμη που τον αφορά.

Η ΔΑ/ΕΦ μεριμνά για την ορθή εκτέλεση του προγράμματος επιτόπιων επαληθεύσεων λαμβάνοντας τα αναγκαία μέτρα για τη διασφάλιση της έγκαιρης ολοκλήρωσής του.

 4.4 Τροποποίηση του προγράμματος επαληθεύσεων

Κατά την υλοποίησή του, το πρόγραμμα δύναται να συμπληρωθεί με έκτακτες επαληθεύσεις, όταν προκύπτει ανάγκη:

• από ευρήματα ελέγχων άλλων εθνικών ή ευρωπαϊκών ελεγκτικών οργάνων
• από τα ευρήματα διοικητικών επαληθεύσεων δαπανών
• κατά την παρακολούθηση της υλοποίησης των πράξεων ή/και την παρακολούθηση συστάσεων σε δικαιούχους
• λόγω ενδείξεων απάτης ή καταγγελιών, κλπ

Στις περιπτώσεις αυτές, το πρόγραμμα επιτόπιων επαληθεύσεων τροποποιείται (νέα έκδοση στο ΟΠΣ), και εγκρίνεται από τον/την Προϊστάμενο/μένη της ΔΑ/ΕΦ. Το νέο εγκεκριμένο πρόγραμμα κοινοποιείται από την ΔΑ/ΕΦ στην Αρχή Ελέγχου. Στην περίπτωση των ΕΦ, κάθε ΕΦ κοινοποιεί το πρόγραμμα και στην ΔΑ του Προγράμματος.

5. Σχετικά Έντυπα