21. Διαδικασία ΔV_1: Ορισμός & Παρακολούθηση Ενδιάμεσου Φορέα

ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ ΔV_1: ΟΡΙΣΜΟΣ & ΠΑΡΑΚΟΛΟΥΘΗΣΗ ΕΝΔΙΑΜΕΣΟΥ ΦΟΡΕΑ

1. Σκοπός

Σκοπός της διαδικασίας είναι επιλογή, ο ορισμός Ενδιάμεσου Φορέα (ΕΦ) για να ασκήσει καθήκοντα της Διαχειριστικής Αρχής (ΔΑ), που του ανατίθενται υπό την άμεση εποπτεία και τον έλεγχο της ΔΑ, και η διασφάλιση της ύπαρξης και ορθής εφαρμογής συστήματος παρακολούθησης της άσκησης των καθηκόντων διαχείρισης από τον ΕΦ, με στόχο την επιβεβαίωση της αποτελεσματικής άσκησης των καθηκόντων που του έχουν ανατεθεί, σύμφωνα με τις απαιτήσεις και του κανόνες του συστήματος διαχείρισης και ελέγχου.

2. Πεδίο Εφαρμογής

Η διαδικασία εφαρμόζεται για όλες τις περιπτώσεις που προσδιορίζονται στην παρ. 10 του άρθρου 13 ν.4914/2022 και στην παρ. 4 του άρθρου 14 του ιδίου νόμου.

Ειδικότερα ως Ενδιάμεσοι Φορείς ορίζονται οι παρακάτω υπηρεσίες:

• Η Ειδική Υπηρεσία «Αρχή Πιστοποίησης και Εξακρίβωσης Συγχρηματοδοτούμενων Προγραμμάτων» ασκεί μέρος των αρμοδιοτήτων λογιστικής λειτουργίας δυνάμει των άρθρων 71 και 72 παρ. 2 του Γενικού Κανονισμού και του άρθρου 14 του ν. 4914/2022, ως Ενδιάμεσος Φορέας υπό την ευθύνη της ΔΑ,
• Λοιποί Ενδιάμεσοι Φορείς, στους οποίους δύναται να ανατίθενται καθήκοντα της ΔΑ υπό την ευθύνη της. Ειδικότερα, η Υπηρεσία Διαχείρισης Ευρωπαϊκών και Αναπτυξιακών Προγραμμάτων (ΥΔΕΑΠ) του Υπουργείου Προστασίας του Πολίτη δύναται να ορίζεται ΕΦ, στον οποίο ανατίθενται καθήκοντα για τη διαχείριση Πράξεων σύμφωνα με το άρθρο 13 του ν. 4914/2022, με απόφαση του Υπουργού Μετανάστευσης και Ασύλου και μετά από σχετική εισήγηση της ΔΑ. Με την εν λόγω απόφαση ορισμού Ενδιάμεσου Φορέα ρυθμίζεται κάθε ζήτημα σχετικό με την άσκηση των καθηκόντων που ο τελευταίος αναλαμβάνει, σύμφωνα με τα οριζόμενα στην παρ. 15, άρθρου 13 του ν. 4914/2022.

3. Θεσμικό Πλαίσιο

• Κανονισμός (ΕΕ) 1060/2021: άρθρο 71, παρ. 3
• Νόμος 4914/2022, άρθρο 13 και 14.

4. Περιγραφή Διαδικασίας

4.1 Προαπαιτούμενες Ενέργειες για τον Ορισμό ΕΦ

Η ΔΑ, κατά την εξειδίκευση του Προγράμματος, η οποία διενεργείται σύμφωνα με το τυποποιημένο έγγραφο «Εξειδίκευση της εφαρμογής του Προγράμματος» που προβλέπεται στο άρθρο 35 του ν. 4914/2022, εφόσον πρόκειται να αναθέσει διαχείριση σε ΕΦ οφείλει επιπλέον να προσδιορίσει:

• Τις δράσεις του Προγράμματος, τη διαχείριση των οποίων θα αναθέσει σε ΕΦ και σε ποιόν. Οι δράσεις προσδιορίζονται ανά ειδικό στόχο και πεδίο παρέμβασης.
• Το ύψος της συνολικής χρηματοδότησης και της στήριξης της Ένωσης που θα διατεθεί για την υλοποίηση των δράσεων αυτών.
• Τους δείκτες εκροών και αποτελέσματος, καθώς και τους δείκτες που περιλαμβάνονται στο πλαίσιο επίδοσης του Προγράμματος που θα πρέπει να επιτευχθούν από την υλοποίηση των εν λόγω δράσεων.

Παράλληλα, η ΔΑ, για τις δράσεις αυτές θα πρέπει να προσδιορίσει:

• εάν θα αναθέσει την πλήρη διαχείριση ή μέρος αυτής,
• εάν θα αξιοποιήσει έναν ή περισσότερους Ενδιάμεσους Φορείς.

Επιπροσθέτως, η ΔΑ δύναται να προσδιορίσει συγκεκριμένα καθήκοντά της, την άσκηση των οποίων θα αναθέσει σε ΕΦ.

4.2 Επιλογή Ενδιάμεσου Φορέα

Η ΔΑ, προκειμένου να επιλέξει τον ΕΦ, θα πρέπει να εξετάσει και αξιολογήσει την ικανότητά του να ασκήσει αποτελεσματικά τα συγκεκριμένα καθήκοντα που θα του ανατεθούν, σύμφωνα με τις απαιτήσεις του Συστήματος Διαχείρισης και Ελέγχου.

Προκειμένου η ΔΑ να προσδιορίσει συγκεκριμένο ή συγκεκριμένους ΕΦ, πριν την οριστική ανάθεση των καθηκόντων, ζητάει από τον υποψήφιο ή τους υποψήφιους ΕΦ την υποβολή των παρακάτω στοιχείων:

• το οργανόγραμμα του ΕΦ που θα αποτυπώνει με επαρκή ανάλυση τις εμπλεκόμενες Υπηρεσίες/ Διευθύνσεις/ Τμήματα/ Υπηρεσιακές – Οργανωτικές Μονάδες του στις διαδικασίες διαχείρισης συγχρηματοδοτούμενων Πράξεων,
• τον αριθμό του προσωπικού και την κατανομή του στις εμπλεκόμενες Υπηρεσίες/ Διευθύνσεις/ Τμήματα/ Υπηρεσιακές – Οργανωτικές Μονάδες του ΕΦ,
• τα προσόντα και την εμπειρία του προσωπικού,
• τις διαδικασίες διαχείρισης συγχρηματοδοτούμενων πράξεων που εφαρμόζει ο ΕΦ ανά εμπλεκόμενη Υπηρεσία/ Διεύθυνση/ Τμήμα/ Υπηρεσιακή- Οργανωτική Μονάδα (εφόσον ο ΕΦ διαθέτει αναλυτικό εγχειρίδιο διαδικασιών διαχείρισης το υποβάλλει στη ΔΑ),
• το θεσμικό πλαίσιο που τον διέπει (π.χ. ιδρυτικός νόμος, Προεδρικό Διάταγμα, ΥΑ συγκρότησής του, καταστατικό λειτουργίας, κ.λπ.) και στο πλαίσιο του οποίου δραστηριοποιείται στον τομέα που εντάσσονται οι δράσεις που θα διαχειριστεί.

Βάσει των στοιχείων αυτών, η ΔΑ εξετάζει και αξιολογεί τον ΕΦ σχετικά με την:

• πληρότητα του οργανογράμματος σε σχέση με τα καθήκοντα που θα του ανατεθούν, ιδίως ως προς την διοικητική ικανότητα και οικονομική ή δημοσιονομική διαχείριση,
• κατανομή των αρμοδιοτήτων στο εσωτερικό του φορέα, προκειμένου να διασφαλιστεί η τήρηση της αρχής του διαχωρισμού των καθηκόντων, ιδιαίτερα μεταξύ των διαδικασιών επιλογής και έγκρισης πράξης, επαληθεύσεων και πληρωμών,
• επάρκεια και ικανότητα του προσωπικού να εκτελέσουν τα καθήκοντα που τους ανατίθενται,
• επάρκεια των διαδικασιών διαχείρισης που εφαρμόζει ο ΕΦ σε σχέση με τις διαδικασίες διαχείρισης του Συστήματος Διαχείρισης και Ελέγχου,
• εμπειρία του φορέα στη διαχείριση δράσεων ή και συγχρηματοδοτούμενων πράξεων στον τομέα που αφορά το αντικείμενο της ανάθεσης, καθώς και την αποτελεσματική διαχείριση τους κατά τις προηγούμενες προγραμματικές περιόδους.

Για την εξέταση και αξιολόγηση του ΕΦ, η ΔΑ χρησιμοποιεί τη Λίστα Λ.V.1_1: Κατάλογος Σημείων Αξιολόγησης Υποψήφιου Ενδιάμεσου Φορέα.

Εφόσον το αποτέλεσμα της εξέτασης του ΕΦ αποβεί θετικό, η ΔΑ προβαίνει στην προετοιμασία της Απόφασης Ορισμού του ΕΦ / ανάθεσης καθηκόντων και εισηγείται την έκδοσή της στο αρμόδιο όργανο.

Εάν, το αποτέλεσμα της εξέτασης αποβεί αρνητικό, η ΔΑ ενημερώνει τον φορέα για τους λόγους μη τεκμηρίωσης της ικανότητάς του να ασκήσει τα καθήκοντα που προτίθεται να του αναθέσει.

Για φορείς που στην ΠΠ 2014-2020 ορίστηκαν ενδιάμεσοι φορείς -(εντεταλμένες αρχές) για τη διαχείριση μέρους επιχειρησιακού προγράμματος ή την άσκηση συγκεκριμένων καθηκόντων της διαχειριστικής αρχής δεν απαιτείται η εξέταση της ικανότητάς τους, προκειμένου να οριστούν ενδιάμεσοι φορείς και στην ΠΠ 2021-2027, καθώς η ικανότητά τους εξετάστηκε στο πλαίσιο του ορισμού τους ως ΕΦ/ΕΑ την ΠΠ 2014-2020 και έχει επιβεβαιωθεί από τη διαχειριστική αρχή στο πλαίσιο της παρακολούθησης και εποπτείας τους, υπό την προϋπόθεση ότι κατά την ΠΠ 2021-2027 τους ανατίθενται η διαχείριση ίδιας φύσης πράξεων και ίδιων καθηκόντων της διαχειριστικής αρχής.

Φορείς που εμπλέκονται σε περιπτώσεις διαφθοράς και απάτης, κατόπιν πορισμάτων ελέγχων δεν μπορούν να οριστούν ΕΦ, έως τη συμμόρφωσή τους με τα επιβληθέντα διορθωτικά μέτρα.

4.3 Ορισμός Ενδιάμεσου Φορέα/ Έκδοση Απόφασης

Με την οριστικοποίηση των δράσεων, του αντίστοιχου προϋπολογισμού και των δεικτών, την ολοκλήρωση της εξέτασης και επιλογής του ΕΦ και τον προσδιορισμό των καθηκόντων που θα ανατεθούν, η ΔΑ προβαίνει στη διαμόρφωση σχεδίου Απόφασης Ορισμού ΕΦ/ ανάθεσης καθηκόντων, στην οποία καθορίζονται:

• ο φορέας, ο οποίος αναλαμβάνει τη διαχείριση Πράξεων του Προγράμματος,
• το αντικείμενο ανάθεσης, οι Πράξεις και ο αντίστοιχος προϋπολογισμός,
• τα καθήκοντα που ανατίθενται,
• οι υποχρεώσεις του ΕΦ και της ΔΑ,
• το αρμόδιο όργανο για την ένταξη των πράξεων, τις εκθέσεις επαληθεύσεων και για τις δημοσιονομικών διορθώσεων,
• καθώς και κάθε άλλη αναγκαία λεπτομέρεια κατά την κρίση της ΔΑ σχετικά με την άσκηση των αρμοδιοτήτων που αναλαμβάνει ο ΕΦ.

Επισημαίνεται ότι το εγκεκριμένο έγγραφο εξειδίκευσης δράσεων, στο οποίο περιλαμβάνονται και οι δείκτες εκροών και αποτελεσμάτων των σχετικών δράσεων προς εκχώρηση, αποτελεί τη βάση επί της οποίας εκδίδεται η Απόφαση Ορισμού ΕΦ και ανάθεσης καθηκόντων σε αυτόν.

Για τη σύνταξη των Αποφάσεων Ορισμού ΕΦ/ ανάθεσης συγκεκριμένων καθηκόντων της ΔΑ σε ΕΦ, η ΔΑ αξιοποιεί το ακόλουθο τυποποιημένο έντυπο: Ε.V.1_1^α Υπόδειγμα Απόφασης Ορισμού ΕΦ και Ανάθεσης Καθηκόντων της Διαχειριστικής Αρχής.

Επίσης, συμπληρώνει και το Έντυπο Ε.V.1_1β Πίνακας Κατανομής Προϋπολογισμού Εκχώρησης (Παράρτημα Ι), το οποίο αποτελεί αναπόσπαστο μέρος του Ε.V.1_1.α.

Σημειώνεται ότι το υπόδειγμα Ε.V.1_1α περιλαμβάνει το σύνολο των καθηκόντων που δύναται να ανατεθούν, σύμφωνα με το ΣΔΕ 2021-2027. Με βάση το αντικείμενο ανάθεσης, η ΔΑ επιλέγει τα καθήκοντα που θα αναθέσει και προσαρμόζει ανάλογα το περιεχόμενο των υποδειγμάτων.

Το σχέδιο της Απόφασης Ορισμού ΕΦ/ Ανάθεσης Καθηκόντων αποτελεί την εισήγηση της ΔΑ προς το αρμόδιο όργανο έκδοσής της.

Αρμόδιο όργανο για την έκδοση της Απόφασης ορισμού ΕΦ είναι ο Υπουργός Μετανάστευσης και Ασύλου και μετά από σχετική εισήγηση της ΔΑ.

Με την υπογραφή της Απόφασης και την ανάρτησή της στο δικτυακό τόπο «ΔΙΑΥΓΕΙΑ», η ΔΑ καταχωρεί τα απαραίτητα στοιχεία στο ΟΠΣ και η Απόφαση Ορισμού ΕΦ/ Ανάθεσης Καθηκόντων καθίσταται λειτουργική μέσα στο ΟΠΣ, έτσι ώστε οι Πράξεις που θα επιλεγούν στο πλαίσιο της Απόφασης, οι νομικές δεσμεύσεις που θα συναφθούν και οι δαπάνες τους να συνδέονται με την Απόφαση Ορισμού/ Ανάθεσης του ΕΦ και να έχουν λειτουργική συνάφεια με την κάθε Απόφαση που θα εκδίδεται.

Οι Αποφάσεις Ορισμού ΕΦ (και οι τροποποιήσεις αυτών) αναρτώνται στην ιστοσελίδα της ΔΑ.

4.4 Παρακολούθηση Ενδιάμεσου Φορέα

4.4.1 Προγραμματισμός Ενεργειών ΕΦ

Μετά την έκδοση της Απόφασης Ανάθεσης Καθηκόντων Διαχείρισης (Ε.V.1_1α) σε ΕΦ, ο ΕΦ προβαίνει σε περαιτέρω εξειδίκευση των δράσεων που έχει αναλάβει τη διαχείρισή τους, εφόσον απαιτείται, και στην κατάρτιση του προγράμματος των προσκλήσεων υποβολής προτάσεων. Ο ΕΦ κοινοποιεί στη ΔΑ τον χρονοπρογραμματισμό των προσκλήσεων, προκειμένου να ενταχθεί στον χρονοπρογραμματισμό των προσκλήσεων που θα δημοσιευθεί στον ιστότοπο της ΔΑ, στον οποίο παρέχονται πληροφορίες για το Πρόγραμμα.

Η ανάγκη εξειδίκευσης των δράσεων από τον ΕΦ εξαρτάται από το επίπεδο εξειδίκευσης των δράσεων, τη διαχείριση των οποίων αναθέτει η ΔΑ.

Ο ΕΦ οφείλει να εκπονήσει πρόγραμμα επιτόπιων επαληθεύσεων για τις πράξεις που διαχειρίζεται, το οποίο καταρτίζεται σύμφωνα με τη Διαδικασία ΔΙΙ_7 «Προγραμματισμός επιτόπιων επαληθεύσεων» σε εξαμηνιαία βάση και αποτυπώνεται στο σχετικό έντυπο της εν λόγω διαδικασίας.

Η ΕΥ «Αρχή Πιστοποίησης και Εξακρίβωσης Συγχρηματοδοτούμενων Προγραμμάτων», ως ΕΦ  ο οποίος θα ασκεί μέρος των αρμοδιοτήτων λογιστικής λειτουργίας δυνάμει των άρθρων 71 και 72 παρ. 2 του Γενικού Κανονισμού και του άρθρου 14 του ν. 4914/2022, υπό την ευθύνη της ΔΑ δεν διενεργεί επαληθεύσεις στο επίπεδο των δικαιούχων.

4.4.2 Παρακολούθηση του ΕΦ

Με την ανάθεση των καθηκόντων στον ΕΦ, η ΔΑ οφείλει να του κοινοποιήσει όλα τα απαραίτητα έγγραφα για την εκτέλεση των καθηκόντων του, κυρίως το Εγχειρίδιο Διαδικασιών του Συστήματος Διαχείρισης και Ελέγχου.

i. Συνεργασία ΔΑ με ΕΦ

Η συστηματική επικοινωνία και συνεργασία της ΔΑ με τον ΕΦ καθίσταται σημαντική, καθώς στο πλαίσιο της παρακολούθησης του Προγράμματος,  η ΔΑ οφείλει να α) παρακολουθεί την εξέλιξη των πράξεων που διαχειρίζεται ο ΕΦ με βάση τον προγραμματισμό των ενεργειών υλοποίησης και τους στόχους που τυχόν του έχουν τεθεί, β) εντοπίζει και να αντιμετωπίζει έγκαιρα τυχόν προβλήματα που ανακύπτουν κατά τη διαχείριση και υλοποίηση των πράξεων σε συνεργασία με τoν ΕΦ, και γ) επιβεβαιώνει ότι τα καθήκοντα που του έχουν ανατεθεί, ο ΕΦ τα ασκεί σε ικανοποιητικό βαθμό και σύμφωνα με τις απαιτήσεις και τους κανόνες του συστήματος διαχείρισης και ελέγχου.

Σε αυτό το πλαίσιο η συνεργασία της ΔΑ με τον ΕΦ δύναται να αφορά:

• Την υποβολή από τον ΕΦ στη ΔΑ επιπλέον στοιχείων και αναφορών, πέραν των όσων συμπεριλαμβάνονται στις αναφορές του ΟΠΣ, σχετικά με την ενεργοποίηση, υλοποίηση και διαχείριση του μέρους του Προγράμματος ή των καθηκόντων που του έχουν ανατεθεί, και συγκεκριμένα:
• Σχεδίων προσκλήσεων/ προκηρύξεων πριν τη δημοσίευσή τους (ή πριν την υποβολή τους), τα οποία πρέπει να υποβάλλονται για σύμφωνη γνώμη από την αρμόδια μονάδα της ΔΑ,
• Στοιχείων και αναφορών προόδου υλοποίησης των πράξεων, συμπεριλαμβανομένων της επίτευξης των ειδικών δεικτών για τις ανάγκες παρακολούθησης και αξιολόγησης του Προγράμματος, σε συνεργασία με την αρμόδια μονάδα της ΔΑ,
• Πρόσθετα στοιχεία δαπανών, επιτόπιων επαληθεύσεων που απαιτούνται για την κατάρτιση της δήλωσης διαχείρισης και των ετήσιων λογαριασμών, σε συνεργασία με την αρμόδια μονάδα της ΔΑ.

Ο ΕΦ στις παραπάνω αναφορές παραθέτει επαρκή τεκμηρίωση των ενεργειών του, αιτιολόγηση ενδεχόμενων αποκλίσεων από τον ετήσιο προγραμματισμό του και τα μέτρα που έλαβε για την αντιμετώπισή τους. Επιπλέον, οφείλει να αναφέρει τυχόν προβλήματα που ανέκυψαν κατά τη διαχείριση και υλοποίηση των πράξεων και προτάσεις αντιμετώπισής τους.

Ο χρόνος υποβολής των παραπάνω στοιχείων και αναφορών είναι ανάλογος της εξέλιξης της διαχείρισης των πράξεων ή των καθηκόντων και των προθεσμιών που τίθενται από το σύστημα διαχείρισης και ελέγχου για την ολοκλήρωση επί μέρους διαδικασιών, καθώς και των προθεσμιών που θέτει η ΔΑ, ανάλογα με τις απαιτήσεις της παρακολούθησης των διαφορετικών τύπων πράξεων.

• Τον ορισμό στελέχους/ στελεχών που θα συνεπικουρούν τη ΔΑ για την αξιολόγηση των κινδύνων απάτης σε σχέση με τις δράσεις που διαχειρίζεται ο ΕΦ, σύμφωνα με τα οριζόμενα στη Διαδικασία ΔVIII_1.
• Τη συνεργασία στελεχών του ΕΦ στην εξέταση καταγγελιών, εφόσον απαιτείται, σύμφωνα με τα οριζόμενα στη σχετική Διαδικασία ΔVIII_3.
• Την υποστήριξη του ΕΦ από την ΔΑ στην εκτέλεση των αρμοδιοτήτων/ καθηκόντων του σε όλη τη διάρκεια του έργου που του ανατέθηκε, όπως:
• Συνεργασία για τη διαμόρφωση μεθοδολογίας και κριτηρίων επιλογής των δράσεων που διαχειρίζεται ο ΕΦ, προκειμένου να εγκριθούν από την Επιτροπή Παρακολούθησης του Προγράμματος,
• Υποστήριξη για την τήρηση των κανόνων δημοσιότητας,
• Υποστήριξη για την αξιολόγηση κινδύνων διαχείρισης, σύμφωνα με τα οριζόμενα στη Διαδικασία ΔVIII_4,
• Συνεργασία για τον τρόπο συλλογής, καταγραφής και καταχώρησης στο ΟΠΣ των δεικτών των πράξεων,
• Οργάνωση τεχνικών συναντήσεων με αντικείμενο την πρόοδο υλοποίησης των πράξεων και την αντιμετώπιση ενδεχόμενων προβλημάτων ή εμπλοκών που προκύπτουν,
• Αποστολή διευκρινιστικών οδηγιών και υποστήριξη του ΕΦ στην υλοποίηση διορθωτικών μέτρων,
• Εκπαίδευση στελεχών του ΕΦ σε θέματα διαχείρισης και υλοποίησης συγχρηματοδοτούμενων δράσεων, στο σύστημα διαχείρισης και ελέγχου και ενημέρωση του ΕΦ για ενδεχόμενες αλλαγές του ΣΔΕ

  ii.Επεξεργασία στοιχείων προόδου εργασιών ΕΦ

Η ΔΑ επεξεργάζεται, τα στοιχεία προόδου των δράσεων που διαχειρίζεται ο ΕΦ και είναι καταχωρημένα στο ΟΠΣ, μέσω αναφορών που εξάγονται από το πληροφοριακό σύστημα, καθώς και όσα αποστέλλονται με τις αναφορές του 4.4.2.(i).

Στις αναφορές αυτές παρουσιάζονται τα στοιχεία των πράξεων που αντιστοιχούν στο ρυθμό υλοποίησης των διαφορετικών τύπων πράξεων και στην εφαρμογή ή και στην ολοκλήρωση του κάθε επιπέδου διαχείρισης (π.χ. δημοσίευση πρόσκλησης/προκήρυξης – αριθμός υποβαλλόμενων προτάσεων, επιλογή και έγκριση πράξεων – θετικά ή αρνητικά αξιολογημένες προτάσεις – αποφάσεις ένταξης πράξεων, εγκρίσεις διακηρύξεων – συμβάσεων, δηλώσεις δαπανών – διοικητικές και επιτόπιες επαληθεύσεις – διορθώσεις – ανακτήσεις, χρηματοδότηση πράξεων, ολοκλήρωση πράξεων κλπ).

Η επεξεργασία των στοιχείων λαμβάνει υπόψη και τα προγραμματικά στοιχεία του ΕΦ ή και τα στοιχεία που περιλαμβάνονται στις αναφορές του, προκειμένου να αξιολογηθούν ενδεχόμενες αποκλίσεις και να ληφθούν τα απαραίτητα μέτρα για την αντιμετώπισή τους.

Η ΔΑ τηρεί σε αρχείο τις αναφορές και τα αποτελέσματα της επεξεργασίας των στοιχείων.

Η ΔΑ, ανάλογα με τις αποκλίσεις που διαπιστώνει ως προς την πρόοδο των ποσοτικών και ποιοτικών στοιχείων των πράξεων, την αιτιολόγησή τους, αλλά και αποκλίσεις ή αδυναμίες στην εφαρμογή των διαδικασιών διαχείρισης και ελέγχου ή των καθηκόντων, δύναται να προβεί σε ενέργειες υποστήριξης του ΕΦ ή και να προτείνει στον ΕΦ τη λήψη διορθωτικών μέτρων εντός συγκεκριμένων προθεσμιών.

Η ΔΑ, στην περίπτωση διαπίστωσης αποκλίσεων στην πρόοδο των πράξεων και αποκλίσεων ή αδυναμιών στην εφαρμογή των διαδικασιών διαχείρισης και ελέγχου ή των καθηκόντων και πρότασης εφαρμογής διορθωτικών μέτρων, συμπληρώνει το έντυπο Ε.V.1_1γ: «Δελτίο Παρακολούθησης-Αξιολόγησης Ενδιάμεσου Φορέα» στο ΟΠΣ.

iii. Παρακολούθηση ελέγχων που διενεργούνται στον ΕΦ

Ο ΕΦ ενημερώνει τη ΔΑ για τις ημερομηνίες διενέργειας ελέγχων που διενεργούνται στον ίδιο ή και σε πράξεις από τα αρμόδια εθνικά και ενωσιακά ελεγκτικά όργανα, αποστέλλει στη ΔΑ τα πορίσματα των ελέγχων και την ενημερώνει για τη συμμόρφωσή του ως προς τις συστάσεις των ελέγχων αυτών (κλείσιμο συστάσεων).

Η ΔΑ υποστηρίζει τον ΕΦ κατά την διενέργεια των ελέγχων. Η ΔΑ παρακολουθεί τα εν λόγω πορίσματα των ελέγχων, καθώς και τη συμμόρφωση του ΕΦ ως προς τις συστάσεις των ελέγχων αυτών, τα οποία αποτελούν επιπλέον στοιχεία για την παρακολούθηση της εκτέλεσης των καθηκόντων που του έχουν ανατεθεί.

iv. Επιτόπια Επαλήθευση της ικανότητας του ΕΦ να ασκεί τα καθήκοντα που του έχουν ανατεθεί

Η ΔΑ, πέραν των ως άνω ενεργειών παρακολούθησης του ΕΦ προβαίνει και στη διενέργεια επιτόπιας επαλήθευσης, προκειμένου να αποκτήσει εύλογη βεβαιότητα σχετικά με την ικανότητα του ΕΦ να ασκεί αποτελεσματικά τα καθήκοντα που του έχουν ανατεθεί, σύμφωνα με τις απαιτήσεις και τους κανόνες του συστήματος διαχείρισης και ελέγχου.

Η επιτόπια επαλήθευση πραγματοποιείται προκειμένου να διαπιστωθεί ότι ο ΕΦ εφαρμόζει ικανοποιητικά τα καθήκοντα που του έχουν ανατεθεί και ανταποκρίνεται επαρκώς στις υποχρεώσεις που έχει αναλάβει, εξετάζοντας τα σχετικά σημεία ελέγχου που περιλαμβάνονται στο τμήμα «ΔΙΑΠΙΣΤΩΣΕΙΣ ΑΠΟ ΤΗΝ ΕΠΙΤΟΠΙΑ ΕΠΑΛΗΘΕΥΣΗ» του εντύπου «Ε.V.1_1γ Δελτίο Παρακολούθησης – Αξιολόγησης Ενδιάμεσου Φορέα». Κατά την εξέταση των σημείων ελέγχου αποτυπώνονται τα προς επαλήθευση στοιχεία και τα αποδεικτικά έγγραφα τεκμηρίωσης της επαλήθευσης και των ενδεχόμενων αποκλίσεων.

Επομένως, τα αποτελέσματα και συμπεράσματα της επιτόπιας επαλήθευσης περιλαμβάνονται στο έντυπο Ε.V.1_1γ: «Δελτίο Παρακολούθησης – Αξιολόγησης Ενδιάμεσου Φορέα» στο ΟΠΣ.

Η επιτόπια επαλήθευση για την επιβεβαίωση της εκτέλεσης των καθηκόντων του ΕΦ που του έχουν ανατεθεί ή και την εφαρμογή των διαδικασιών διαχείρισης των δράσεων σε ικανοποιητικό βαθμό, βασίζεται στην εξέταση της εφαρμογής των εν λόγω διαδικασιών ή καθηκόντων σε δείγμα φακέλων πράξεων που διατηρεί ο ΕΦ. Το δείγμα των φακέλων που επιλέγεται, στις περιπτώσεις που ο ΕΦ διαχειρίζεται μικρό αριθμό πράξεων (έως 50 πράξεις), είναι τουλάχιστον 10% επί του συνόλου των πράξεων αυτών, και έως 15 φακέλους, στις περιπτώσεις που ο ΕΦ διαχειρίζεται μεγαλύτερο αριθμό πράξεων. Το δείγμα των φακέλων θα πρέπει να είναι αντιπροσωπευτικό των διαφορετικών κατηγοριών πράξεων που διαχειρίζεται ο ΕΦ (π.χ. ανά πρόσκληση/προκήρυξη, ανά κατηγορία δικαιούχων, κλπ). Η επιλογή των φακέλων πράξεων γίνεται με τυχαίο τρόπο.

v. Αξιολόγηση ΕΦ – Λήψη Μέτρων

Κατά την παρακολούθηση του ΕΦ, η ΔΑ λαμβάνοντας υπόψη :

• Τα συμπεράσματα από την επεξεργασία των στοιχείων προόδου των πράξεων ή των καθηκόντων που διαχειρίζεται ο ΕΦ,
• Τα πορίσματα ελέγχων των αρμόδιων ελεγκτικών οργάνων στον ΕΦ ή και σε πράξεις που διαχειρίζεται,
• Τη συμμόρφωση του ΕΦ ως προς διορθωτικά μέτρα ή συστάσεις που της προτείνονται από την ΔΑ ή άλλα ελεγκτικά όργανα, εντός των τεθέντων προθεσμιών,
• Τα αποτελέσματα της συνεργασίας της με τον ΕΦ και το βαθμό ανταπόκρισής του.

Εξετάζει και αξιολογεί την:

• Πρόοδο υλοποίησης των πράξεων, την επίτευξη των δεικτών παρακολούθησης, την εκτέλεση των προγραμμάτων και την έγκαιρη και έγκυρη αντιμετώπιση ενδεχόμενων αποκλίσεων ή και προβλημάτων που ανακύπτουν από τον ΕΦ,
• Ακρίβεια και ποιότητα των στοιχείων πράξεων που καταχωρούνται στο ΟΠΣ, που υποβάλλονται στην ΔΑ, ιδιαίτερα στοιχείων που αφορούν σε δαπάνες, πληρωμές, δημοσιονομικές διορθώσεις και επίτευξης δεικτών και στόχων του Προγράμματος,
• Συστηματική και ορθή ενημέρωση του ΟΠΣ με τα δεδομένα προόδου των πράξεων και των τιμών των δεικτών,
• Ορθή και αποτελεσματική εφαρμογή των διαδικασιών διαχείρισης και ελέγχου, ιδίως σε ό,τι αφορά την επιλογή και έγκριση πράξεων, των διοικητικών και επιτόπιων επαληθεύσεων, πληρωμών, δημοσιονομικών διορθώσεων και ανακτήσεων.

Η εξέταση και αξιολόγηση της ΔΑ υποστηρίζεται και από ειδική αναφορά που η ΔΑ θα εξάγει από το ΟΠΣ ανά έτος ή ανάλογα με τις ανάγκες που διαπιστώνονται από τη ΔΑ, από την οποία θα προκύπτει ο βαθμός ικανοποίησης της άσκησης των καθηκόντων του ΕΦ ως προς την υλοποίηση των πράξεων και της επίτευξης των στόχων τους και τους ρυθμούς εφαρμογής των επί μέρους διαδικασιών, στη βάση ποσοτικοποίησης των ενδεχόμενων αποκλίσεων από προκαθορισμένες παραμέτρους που ορίζει η ΔΑ (όπως π.χ. χρόνος ολοκλήρωσης αξιολόγησης αιτήσεων χρηματοδότησης και έγκρισης πράξεων, αποκλίσεις από τον προγραμματισμένο χρόνο ανάληψης νομικών δεσμεύσεων, διάρκεια ολοκλήρωσης προληπτικών ελέγχων, συχνότητα τροποποίησης πράξεων, χρόνος που μεσολαβεί από την πραγματοποίηση των δαπανών των πράξεων έως την καταχώρησή τους στο ΟΠΣ, χρόνος που απαιτείται για την πληρωμή του δικαιούχου, ποσοστό (%) απορρόφησης, χρόνος ολοκλήρωσης επιτόπιων επαληθεύσεων και αποκλίσεις από τον ετήσιο προγραμματισμό τους, ύψος δημοσιονομικών διορθώσεων και ποσοστό σφάλματος επί των επαληθευμένων ή/ και δηλωθεισών δαπανών, κλπ.).

Εφόσον η ΔΑ διαπιστώσει κατά την παρακολούθηση του ΕΦ σημαντικές αποκλίσεις από τους όρους της απόφασης ανάθεσης των καθηκόντων της και τους στόχους που του έχουν τεθεί ή αδυναμίες ή ελλείψεις στη διαχείριση και στον έλεγχο των πράξεων ή στην εκτέλεση των καθηκόντων και ανάλογα με το μέγεθος και τη σπουδαιότητα του προβλήματος δύναται να προβεί στις παρακάτω ενέργειες:

• ανάληψη πρωτοβουλίας για την οργάνωση συναντήσεων για την επίλυση ειδικών θεμάτων ή και αποστολή διευκρινιστικών οδηγιών ή και την πρόταση διορθωτικών μέτρων, εφόσον το σύστημα του ΕΦ λειτουργεί καλά και απαιτούνται μικρές ή ορισμένες βελτιώσεις
• διενέργεια επιτόπιας επαλήθευσης στον ΕΦ ή και σε πράξεις που διαχειρίζεται,
• πρόταση διορθωτικών μέτρων και παρακολούθηση της εφαρμογής τους, εντός των προθεσμιών που έχουν τεθεί, για την αντιμετώπιση ενός διαπιστωμένου προβλήματος ή εφόσον το σύστημα του ΕΦ λειτουργεί μερικώς και απαιτούνται ουσιαστικές βελτιώσεις,
• κατάρτιση Σχεδίου Δράσης σε συμφωνία με τον ΕΦ, στο οποίο θα αποτυπώνονται μια σειρά συνεκτικών ενεργειών/διορθωτικών μέτρων, που θα πρέπει να εφαρμόσει ο ΕΦ, εντός συγκεκριμένων προθεσμιών, προκειμένου να αντιμετωπιστούν ουσιαστικές αδυναμίες ή ελλείψεις στο σύστημά του, ή και σε περιπτώσεις υπόνοιας απάτης.

Τα διορθωτικά μέτρα ή το Σχέδιο Δράσης υλοποιούνται από τον ΕΦ υπό την εποπτεία της ΔΑ.

Στο διάστημα εφαρμογής του Σχεδίου Δράσης, η ΔΑ δύναται να προβεί σε προσωρινή αναστολή της δήλωσης δαπανών του συνόλου ή μέρους των δράσεων που διαχειρίζεται ο ΕΦ, για την οποία ενημερώνει και την ΕΥ Αρχή Πιστοποίησης και Εξακρίβωσης Συγχρηματοδοτούμενων Προγραμμάτων καθώς και την Αρχή Ελέγχου.

Στην περίπτωση που ο ΕΦ δεν υλοποιήσει τα απαιτούμενα διορθωτικά μέτρα ή το Σχέδιο Δράσης εντός της περιόδου συμμόρφωσης, ή το σύστημα του ΕΦ δεν λειτουργεί, η ΔΑ δύναται να εισηγηθεί στο αρμόδιο όργανο την άρση των αποφάσεων ανάθεσης των καθηκόντων της ή ακόμα και την άρση του ορισμού του ως ΕΦ για το πρόγραμμα.

Τα αποτελέσματα και συμπεράσματα της αξιολόγησης του ΕΦ, τα προτεινόμενα διορθωτικά μέτρα και το Σχέδιο Δράσης αποτυπώνονται στο Δελτίο Παρακολούθησης του ΕΦ (Έντυπο Ε.V.1_1γ) εντός του ΟΠΣ και κοινοποιούνται στον ΕΦ.

Σχετικά Έντυπα