05. Διαδικασία ΔΙΙ_3: Έγκριση Σύμβασης

Διαδικασία ΔΙΙ_3: Έγκριση Σύμβασης

1.       Σκοπός

Σκοπός της διαδικασίας είναι ο έλεγχος της τήρησης του ενωσιακού και εθνικού δικαίου ανάθεσης και εκτέλεσης δημοσίων συμβάσεων, καθώς και η ανίχνευση τυχόν παρεκκλίσεων ως προς αυτό, ώστε να εξασφαλίζεται η τήρηση των αρχών της ίσης μεταχείρισης, της αποφυγής διακρίσεων, της αμοιβαίας αναγνώρισης, της αναλογικότητας και της διαφάνειας.

2.       Πεδίο Εφαρμογής

Η διαδικασία εφαρμόζεται:

2.1. Πριν τη σύναψη της σύμβασης

για συμβάσεις προμηθειών και υπηρεσιών η εκτιμώμενη αξία των οποίων είναι ανώτερη των εκατό χιλιάδων (100.000) ευρώ και συμβάσεις έργων η εκτιμώμενη αξία των οποίων είναι ανώτερη των πεντακοσίων χιλιάδων (500.000) ευρώ, μη συμπεριλαμβανομένου ΦΠΑ.

Για την εφαρμογή της διαδικασίας θα πρέπει να λαμβάνονται υπόψη σύμφωνα με το άρθρο 66 παρ. 3 περ. β του Ν. 4914/2022, οι διατάξεις:

α) του άρθρου 324 παρ. 3 του Ν. 4700/2020, περί υποχρέωσης διενέργειας προσυμβατικού ελέγχου νομιμότητας από το Ελεγκτικό Συνέδριο (ΕΣ) για συμβάσεις με προϋπολογισμό άνω των πέντε εκατομμυρίων (5.000.000) ευρώ, μη συμπεριλαμβανομένου ΦΠΑ.

β) καθώς και οι αντίστοιχες σχετικά με τον έλεγχο από την Ενιαία Αρχή Δημοσίων Συμβάσεων (ΕΑΔΗΣΥ) για τις συμβάσεις που εμπίπτουν στο πεδίο εφαρμογής του άρθρου 347 παρ. 2 περ. γ΄υποπ. γδ΄ του Ν. 4412/2016.

Εάν υπάρχει θετική γνωμοδότηση της ΕΑΔΗΣΥ, τότε η ΔΑ/ΕΦ λαμβάνει υπόψη τα αποτελέσματα του ελέγχου της ΕΑΔΗΣΥ και δεν απαιτείται να επαναλάβει τον έλεγχο νομιμότητας των ερωτήσεων που καλύπτονται από τον προαναφερόμενο έλεγχο. Σε κάθε περίπτωση ελέγχει τις ερωτήσεις που δεν καλύπτονται από τον έλεγχο της ΕΑΔΗΣΥ. Περαιτέρω, εάν, παρά τη θετική σύμφωνη γνώμη της ΕΑΑΔΗΣΥ, η ΔΑ/ΕΦ καταλήξει κατόπιν του δικού της ελέγχου, σε αρνητική γνώμη για τα ζητήματα που εξετάστηκαν από την ΕΑΔΗΣΥ, τότε υπενθυμίζεται και το άρθρο 20 παρ. 2 εδ. β του ΚΔΔ (Ν. 2690/99, ΦΕΚ Α΄45) σύμφωνα με το οποίο «Η μη αποδοχή της θετικής σύμφωνης γνώμης ή της πρότασης, καθώς και η απόκλιση από την απλή γνώμη, πρέπει να αιτιολογούνται ειδικώς».

Εάν υπάρχει αρνητική γνωμοδότηση της ΕΑΔΗΣΥ, τότε η ΔΑ/ΕΦ δεσμεύεται ως προς τα συγκεκριμένα πορίσματα αυτής. Σημειώνεται ότι η αρνητική γνωμοδότηση της ΕΑΔΗΣΥ αποτελεί εκτελεστή διοικητική πράξη και συνεπώς μπορεί να προσβληθεί ενώπιον των αρμοδίων διοικητικών δικαστηρίων.

2.2 Κατά την υποβολή της πρώτης δήλωσης δαπάνης της σύμβασης

για συμβάσεις  προμηθειών και υπηρεσιών η εκτιμώμενη αξία των οποίων είναι ίση ή κατώτερη των εκατό χιλιάδων (100.000) ευρώ και συμβάσεις έργων, η εκτιμώμενη αξία των οποίων είναι ίση ή κατώτερη των πεντακοσίων χιλιάδων (500.000) ευρώ, μη συμπεριλαμβανομένου ΦΠΑ.

2.3 Κατά την αξιολόγηση του αιτήματος χρηματοδότησης της πράξης

για τις διαδικασίες ανάθεσης και τις συμβάσεις έργων, προμηθειών και υπηρεσιών που κατά τη φάση ένταξης έχουν υπογεγραμμένη σύμβαση.

3.       Βασικό Θεσμικό πλαίσιο

• Ν. 4914/2022 (Α΄61)
• Ν. 4270/2014 (Α΄ 143)
• Ν. 4700/2020 (Α΄127)
• Ν. 4912/2022 (Α΄59)
• Ν. 4412/2016 (Α΄147)
• ΚΥΑ 269397/2023 για το «Σύστημα Διαχείρισης και Ελέγχου των Προγραμμάτων των Ταμείων Μετανάστευσης και Εσωτερικών Υποθέσεων (ΤΑΜΕΥ) (Ταμείο Ασύλου, Μετανάστευσης και Ένταξης -ΤΑΜΕ, Ταμείο Εσωτερικής Ασφαλείας-ΤΕΑ και Μέσο για τη Χρηματοδοτική Στήριξη της Διαχείρισης των Συνόρων και την Πολιτική Θεωρήσεων-ΜΔΣΘ) για την προγραμματική περίοδο 2021-2027»(Β΄3400).

4.       Περιγραφή Διαδικασίας

4.1 Υποβολή αιτήματος από τον Δικαιούχο 

Ο Δικαιούχος υποβάλλει στην ΔΑ/ΕΦ  μέσω του ΟΠΣ αίτημα για την εξέταση της διαδικασίας ανάθεσης σύμβασης και συμβασιοποίησης  με συμπληρωμένη τη σχετική Λίστα Ελέγχου (βλ. 5. Σχετικά Έντυπα) και συνοδευόμενο με τα απαραίτητα έγγραφα.

Το αίτημα αυτό  υποβάλλεται:

1. Πριν τη σύναψη της σύμβασης, για συμβάσεις προμηθειών και υπηρεσιών, καθώς και έργων η εκτιμώμενη αξία των οποίων είναι ανώτερη των εκατό χιλιάδων (100.000) και πεντακοσίων χιλιάδων (500.000) ευρώ αντίστοιχα, μη συμπεριλαμβανομένου ΦΠΑ.
2. Κατά την υποβολή της πρώτης δήλωσης δαπάνης της σύμβασης, για συμβάσεις προμηθειών και υπηρεσιών, καθώς και έργων η εκτιμώμενη αξία των οποίων είναι ίση ή κατώτερη των εκατό (100.000) ευρώ και πεντακοσίων χιλιάδων (500.000) ευρώ αντίστοιχα, μη συμπεριλαμβανομένου ΦΠΑ.
3. Κατά την αξιολόγηση του αιτήματος χρηματοδότησης της πράξης, για τις περιπτώσεις που κατά τη φάση ένταξης έχει ήδη υπογραφεί η σύμβαση.

4.2 Εξέταση αιτήματος και ενημέρωση Δικαιούχου

4.2.1. Η ΔΑ/ΕΦ προβαίνει σε εξέταση του αιτήματος με βάση το ισχύον θεσμικό και κανονιστικό πλαίσιο για τη σύναψη δημοσίων συμβάσεων, καθώς και τους όρους της απόφασης ένταξης της πράξης και της σχετικής διακήρυξης. Η ΔΑ/ΕΦ  διατυπώνει γνώμη, θετική ή αρνητική, επί της διαδικασίας ανάθεσης και του σχεδίου σύμβασης ή της σύμβασης, εντός αποκλειστικής προθεσμίας είκοσι (20) εργάσιμων ημερών από την υποβολή του αιτήματος.

Τα αποτελέσματα του ελέγχου που διενεργεί αποτυπώνονται στις αντίστοιχες κατά περίπτωση Λίστες ελέγχου διαδικασιών ανάθεσης στο ΟΠΣ.

Η θετική γνώμη της ΔΑ/ΕΦ ή η τεκμαιρόμενη θετική γνώμη αποτελεί όρο για τη χρηματοδότηση της πράξης και αναφέρεται ρητά στα συμβατικά κείμενα.

Στην περίπτωση αρνητικής γνώμης ο Δικαιούχος ενημερώνεται από την ΔΑ/ΕΦ για τους λόγους απόρριψης, καθώς και για τις ενέργειες στις οποίες πρέπει να προβεί για την έκδοση θετικής γνώμης, εφόσον αυτό είναι εφικτό.

Η γνώμη εγκρίνεται από τον Προϊστάμενο της ΔΑ/ΕΦ  (Ε.ΙΙ.3_1:Έγκριση Σχεδίου Σύμβασης). Η έκδοση της θετικής ή αρνητικής γνώμης και η σχετική ενημέρωση του Δικαιούχου διενεργούνται μέσω του ΟΠΣ.

Στο πλαίσιο αυτό διευκρινίζονται τα ακόλουθα:

α) Η ΔΑ/ΕΦ εξετάζει εάν το υποβληθέν αίτημα συνοδεύεται από το σύνολο των απαιτούμενων για την εξέτασή του εγγράφων. Εφόσον, το υποβληθέν αίτημα δεν συνοδεύεται από το σύνολο των εγγράφων, ενημερώνει άμεσα το Δικαιούχο μέσω ΟΠΣ για την υποχρέωση υποβολής των συμπληρωματικών στοιχείων εντός επτά (7) εργάσιμων ημερών. Το χρονικό διάστημα από την ενημέρωση του Δικαιούχου μέχρι την αποστολή από αυτόν των συμπληρωματικών στοιχείων δεν προσμετράται στην προθεσμία των είκοσι (20) εργάσιμων ημερών που έχει η ΔΑ/ΕΦ στη διάθεσή της για να εκφράσει γνώμη.

Όσον αφορά στην υποβολή των συμπληρωματικών στοιχείων, άπρακτη παρέλευση της προθεσμίας υποβολής τους, ή ελλιπής συμπλήρωση αυτών, ή εκπρόθεσμη υποβολή τους επιφέρει υποχρεωτικά την έκδοση από τη ΔΑ/ΕΦ αρνητικής γνώμης.

Ο Δικαιούχος έχει τη δυνατότητα υποβολής νέου αιτήματος, το οποίο συνεπάγεται την έναρξη νέας εικοσαήμερης προθεσμίας για τη ΔΑ/ΕΦ.

β) Εφόσον ο Δικαιούχος υποβάλλει πλήρη στοιχεία και έγγραφα και η ΔΑ/ΕΦ, διενεργώντας τον σχετικό έλεγχο, διαπιστώσει ότι χρήζουν διορθώσεων/ αλλαγών κ.λπ. ή υπάρχουν ζητήματα επί της διαδικασίας ανάθεσης ή/ και του σχεδίου σύμβασης, ειδοποιεί άμεσα τον Δικαιούχο για αυτά και επιστρέφει το σχετικό φάκελο για υιοθέτηση από αυτόν των προτεινόμενων διορθώσεων/ αλλαγών κ.λπ. και την εκ νέου υποβολή του εντός επτά (7) εργάσιμων ημερών. Το χρονικό διάστημα από την ενημέρωση του Δικαιούχου μέχρι την επανυποβολή από αυτόν του φακέλου δεν προσμετράται στην προθεσμία των είκοσι (20) εργάσιμων ημερών που έχει η ΔΑ/ΕΦ στη διάθεσή της για να εκφράσει γνώμη.

Όσον αφορά στην επανυποβολή του φακέλου, άπρακτη παρέλευση της προθεσμίας υποβολής τους, ή ελλιπής συμπλήρωση αυτών, ή εκπρόθεσμη υποβολή τους επιφέρει υποχρεωτικά την έκδοση από τη ΔΑ/ΕΦ    αρνητικής γνώμης.

Ο Δικαιούχος έχει τη δυνατότητα υποβολής νέου αιτήματος, το οποίο συνεπάγεται την έναρξη νέας εικοσαήμερης προθεσμίας για τη ΔΑ/ΕΦ.

γ) Στην περίπτωση που κατά τη διαδικασία του ελέγχου της/του ΔΑ/ΕΦ, εντοπιστεί παρατυπία, η ΔΑ/ΕΦ λαμβάνοντας υπόψη τυχόν επιπρόσθετο κόστος και χρονικούς περιορισμούς μπορεί να συστήσει στον δικαιούχο να προκηρύξει εκ νέου τη σύμβαση ώστε αυτή να συμμορφώνεται πλήρως με τους κανόνες. Διαφορετικά, ορίζονται τα προτεινόμενα διορθωτικά μέτρα ή/και το ποσοστό της κατ’ αποκοπή διόρθωσης ή αναλογικής διόρθωσης εφόσον είναι εφικτός ο προσδιορισμός της δημοσιονομικής ζημίας, λαμβάνοντας υπόψη τις σχετικές κατευθυντήριες γραμμές και τα ειδικά οριζόμενα στην απόφαση C (2019) 3452 final/14-5-2019 της Ευρωπαϊκής Επιτροπής και τη σχετική ΚΥΑ Δημοσιονομικών Διορθώσεων. Ο δικαιούχος ενημερώνεται σχετικά μέσω του ΟΠΣ.

Επιπλέον, η ΔΑ/ΕΦ συμπληρώνει τα στοιχεία της εν λόγω διόρθωσης στην οθόνη των κατ’ αποκοπή διορθώσεων στο ΟΠΣ σύμφωνα με τις Οδηγίες για τις κατ’ αποκοπή διορθώσεις, έτσι ώστε να εφαρμόζεται η διόρθωση κατά την επαλήθευση των δηλούμενων δαπανών της σύμβασης.

Σε περίπτωση που η ΔΑ/ΕΦ κρίνει ότι η εντοπισμένη παρατυπία ενδεχομένως ενέχει πρόθεση («ένδειξη απάτης»), εφαρμόζεται η σχετική διαδικασία.

4.2.2. Στην περίπτωση κατασταλτικού ελέγχου σύμβασης προμήθειας και υπηρεσίας, με εκτιμώμενη αξία ίση ή κατώτερη των εκατό χιλιάδων (100.000) ευρώ και έργου, με εκτιμώμενη αξία ίση ή κατώτερη των πεντακοσίων χιλιάδων (500.000) ευρώ, μη συμπεριλαμβανομένου ΦΠΑ, ο δικαιούχος υποβάλλει μέσω ΟΠΣ τη σχετική Λίστα και τα απαιτούμενα συνοδευτικά έγγραφα, για να ελεγχθούν από τη ΔΑ/ΕΦ, παράλληλα με την υποβολή του Δελτίου Δήλωσης Δαπανών (ΔΔΔ) που περιλαμβάνει την πρώτη δαπάνη της υπό έλεγχο σύμβασης.

Η ΔΑ/ΕΦ, πριν τη διενέργεια της διοικητικής επαλήθευσης των δαπανών του υποβληθέντος ΔΔΔ, προβαίνει σε έλεγχο της διαδικασίας ανάθεσης της σύμβασης, με βάση το ισχύον θεσμικό και κανονιστικό πλαίσιο για τη σύναψη δημοσίων συμβάσεων, καθώς και τους όρους της απόφασης ένταξης της πράξης και της σχετικής διακήρυξης, συμπληρώνοντας τις σχετικές λίστες διακήρυξης και σύμβασης.

Η ΔΑ/ ΕΦ δεν εκδίδει γνώμη, αλλά αποτυπώνει το αποτέλεσμα του ελέγχου της στη σχετική Λίστα και εφόσον επιβάλλεται διόρθωση, αυτή περιλαμβάνεται στην Έκθεση Διοικητικής Επαλήθευσης, σύμφωνα με τα οριζόμενα στη Διαδικασία ΔΙΙ_5: Διοικητική Επαλήθευση.

4.2.3. Για σύμβαση που είναι υπογεγραμμένη κατά τη φάση αξιολόγησης της πρότασης, η εξέταση της διαδικασίας διακήρυξης και ανάθεσης της σύμβασης διενεργείται κατά την αξιολόγηση του αιτήματος χρηματοδότησης.

Η ΔΑ/ΕΦ αποτυπώνει το αποτέλεσμα του ελέγχου της στην υποβληθείσα/ες από το δικαιούχο Λίστα/ες. Εφόσον διαπιστώνεται παρατυπία, η ΔΑ/ΕΦ προβαίνει στις απαραίτητες ενέργειες σύμφωνα με τα οριζόμενα στην αντίστοιχη διαδικασία.

4.2.4. Για τις δημόσιες συβάσεις συγχρηματοδοτούμενων πράξεων που υλοποιούνται κατά φάσεις στις περιόδους προγραμματισμού 2014-2020 και 2021- 2027 οι ΔΑ/ΕΦ δύνανται να μην επαναλαμβάνουν τον έλεγχο που διενεργήθηκε κατά την προηγούμενη προγραμματική περίοδο. Σε αυτή την περίπτωση η εγκριτική γνώμη της αρμόδιας ΔΑ/ΕΦ της προηγούμενης προγραμματικής περιόδου, όπως αυτή είχε αποτυπωθεί, καταχωρίζεται στο ΟΠΣ. Εάν είχαν τεθεί και ειδικές προϋποθέσεις έγκρισης, εξετάζεται από τη ΔΑ/ΕΦ, κατά την ένταξη της πράξης στη νέα προγραμματική περίοδο, εάν αυτές έχουν ικανοποιηθεί.

4.2.5. Οι δημόσιες συμβάσεις του άρθρου 12 του Ν. 4412/2016 (συμβάσεις μεταξύ φορέων του δημοσίου τομέα) ελέγχονται κατά τη φάση ένταξης της πράξης και συμπληρώνεται η σχετική Λίστα Ελέγχου δημοσίων συμβάσεων μεταξύ φορέων του δημοσίου τομέα (Λ.ΙΙ.3_9 ΛΙΣΤΑ ΕΛΕΓΧΟΥ ΔΗΜΟΣΙΩΝ ΣΥΜΒΑΣΕΩΝ ΜΕΤΑΞΥ ΦΟΡΕΩΝ ΤΟΥ ΔΗΜΟΣΙΟΥ (άρθρων 12 παρ. 1– 3, 12 παρ. 4 Ν. 4412/2016 και 100 Ν. 3852/2010)). Η αρμόδια ΔΑ/ΕΦ εκδίδει θετική ή αρνητική γνώμη ενώ εφαρμόζεται αναλογικά η παρούσα διαδικασία.

Οι εν λόγω συμβάσεις, σε κάθε περίπτωση και ανεξαρτήτως προϋπολογισμού τους, ελέγχονται πριν την έγκριση σύναψής τους από τα αρμόδια όργανα των συμβαλλόμενων φορέων.

4.2.6. Συστηματική μη υποβολή αιτήματος

Σε περίπτωση συστηματικής μη υποβολής αιτήματος από το δικαιούχο ή σε περίπτωση που συστηματικά το κείμενο που τελικώς εγκριθεί από τα αρμόδια όργανα αυτού διαφέρει από το εγκεκριμένο από την αρμόδια ΔΑ/ΕΦ, η τελευταία δύναται να εξετάσει το ενδεχόμενο ανάκλησης της σχετικής απόφασης ένταξης πέραν τυχόν δημοσιονομικής διόρθωσης που μπορεί να προκύψει από τον επί της ουσίας έλεγχο, ο οποίος οφείλει να λάβει χώρα σε κάθε περίπτωση.

5. Σχετικά Έντυπα